І. Кратко описание на система „Представяне на електронни фактури”.

Представяне на електронни фактури /ЕФП/ е процес при който доставчици и купувачи обменят и управляват електронни фактури посредством интернет.

ЕФП решението заменя хартиения процес и работи паралелно със счетоводните или ЕРП системите, като подобрява автоматизацията, намалява цената и поддържа високо качество на услугата.

ЕФП решението поддържа електронния обмен на финансови документи между доставчици и купувачи и управлява процесите свързани с тези документи бързо и сигурно. Друга голяма полза за доставчици и купувачи е подобряване на наблюдението на паричните потоци, управление в реално време на документи и бърз сетълмент.

Електронната фактура е документ подписан с валиден електронен подпис и е напълно равностойна на съответния хартиен носител. Електронните фактури представяни чрез системата eFaktura.bg напълно отговарят на изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис, Закона за счетоводството и Закона за ДДС.

Гарантиране на автентичността на произхода на фактурата и ненарушимостта на съдържанието се постига чрез използване на цифров сертификат(универсален електронен подпис).

На фигурата по-долу е показана схемата на процесите в eFaktura.bg.

ІІ. Експорт на документи за система eFaktura от Плюс Минус

1. Инсталация на модул „Е-Фактура”.

За да започнете работа е необходимо да имате инсталиран софтуер Плюс Минус и документи за модул „Е-Фактура". Документите към него се предлагат допълнително към софтуер Плюс Минус и се регистрират с индивидуален сериен номер.

ВНИМАНИЕ! Документите за система eFaktura.bg работят с версия на ПЛЮС-МИНУС™ 6.994 или по-нова!

За повече информация относно условията за закупуване на модула можете да се обърнете към някой от офисите на фирмата. |Контакти|

2. Предварителни настройки.

• Към Типови операции се добавя документа за работа с електронна фактура с наименование на типовата операция „Експорт на данни към eFactura” и име на файл eFactura.xls
• Настройки на параметрите на фирмата – задават се в отделни параметри данните за фирмата, изписани с латински букви
• Настройки на аналитични признаци – данните за клиента и за елементите на фактурата се задават по точно определен начин в екран АП, изписани с латински букви

3. Запис на файл за подаване към система eFactura.bg

Необходимо е да се стартира типова операция „Експорт на данни към eFactura”. Екрана изглежда по следния начин:

Преди да се запише готовия файл всички полета се попълват по определен начин, който подробно е описан в помощната информация към модул „Е-Фактура”. След попълване на съответните полета документите се експортират в необходимия формат при натискане на бутон "ЗАПИС".

Повече информация относно система eFaktura.bg и нейните възможности може да прочетете на официалната страница на адрес: http://www.efaktura.bg/ 

Преди започване на работа с осигурителни каси е необходимо към модул ТРЗ и ЛС на Плюс Минус да се инсталират допълнителни документи[1] за работа с ОК. След като вече са инсталирани тези документи, програмата позволява всички ескпорти към НАП да бъдат направени във формат за осигурителни каси – Декларация образец 1, Декларация образец 6, Дискета обезщетения ДОО. Готовите файлове са съобразени напълно с изискванията на НАП за подаване на данни от осигурителни каси.

Настройки за работа с осигурителни каси и членове на ОК.

1. Преминава се в екран Типови операции, това може да стане по два начина:

- от бутон в главния панел с бутони на Плюс Минус;

- с натискане на клавиш F5 от клавиатурата

Чрез бутон се добавя документа за промяна параметрите на фирмата с име на файла Parametri.xls. За да се запомни новата типова операция се натиска бутон .

2. Избира се типовата операция за промяна параметрите на фирмата. При работа с осигурителни каси се използват следните три параметъра:

- Член ОК – избира се „ДА”, когато фирмата е член на осигурителната каса;

- ЕИК ОК – попълва се булстат на осигурителната каса, когато фирмата е член на осигурителната каса;

- Фирмата е осиг. каса - избира се „ДА”, когато фирмата е осигурителна каса.

• Попълване за фирма член на осигурителна каса:

• Попълване за фирма осигурителна каса:

След попълване на съответните параметри документа се запомня с бутон или клавиш F8 от клавиатурата.

Декларация 1 за осигурителни каси.

1. Всеки член на касата генерира отделни файлове за месеца. Това става по обичайния начин в програмата от Операции/Дискета за НОИ/За цялата фирма.

2. Осигурителната каса обединява данните на членовете, като записва един общ файл в специфичния за ОК[2] формат. Това се осъществява от Операции/Дискета за НОИ/Редакция на записани данни. ВНИМАНИЕ! Задължително е това да се прави от фирмата – осигурителна каса!

Начин на работа:

2.1. Натиска се бутон , след което се отваря екран „Обединяване данни за декларация образец 1”. Попълва се месец /формат ггггмм/ и се натиска бутон .

В таблицата се показват данни за всички членове на касата с информация за фирмите, за които има открити данни за посочения месец. Тук е предвидена възможност избирателно да се определи за кои фирми да се обобщят данни в общия файл.

2.2. Натиска се бутон и се изчаква програмата да обработи данните. След като приключи обработката на екран се показва готовата таблица с обобщените данни за осигурителната каса. За запис на общата декларация 1 се натиска бутон . Избира се къде и с какво име да бъде записан файла.

Декларация 6 за осигурителни каси.

1. Всеки член на касата генерира отделно файлове за месеца. Това става по обичайния начин в програмата от Операции/Дискета за НОИ/Данни за дължими вноски и данък по чл. 42 ЗДДФЛ.

2. Осигурителната каса обединява данните на членовете, като записва един общ файл в специфичния за ОК формат. Това се осъществява от същата точка Операции/Дискета за НОИ/Данни за дължими вноски и данък по чл. 42 ЗДДФЛ, но от допълнително предвиден за целта бутон . ВНИМАНИЕ! Задължително е това да се прави от фирмата – осигурителна каса!

Начин на работа:

2.1. Натиска се бутон , след което се отваря екран „Обединяване данни за декларация образец 6”. Попълва се месец и се натиска бутон . В екрана за обединяване на данните начина на работа е аналогичен, както при Декларация 1 /т. 2.1. от описанието за Д1/.

2.2. След приключване на обработката директно се преминава към експорт на общия файл чрез натискане на бутон . Програмата автоматично предлага да го запише и на дискета. За целта е необходимо във флопи-дисковото устройство да има поставена предварително форматирана дискета.

Дискета обезщетения ДОО за осигурителни каси.

1. Всеки член на касата генерира отделно файлове за месеца. Това става по обичайния начин в програмата от Операции/Дискета обезщетения ДОО. Достатъчно е членовете да запишат файловете POPO2007.txt, тъй като за придружителното писмо се генерира един общ файл за касата.

2. Осигурителната каса обединява данните на членовете, като записва един общ файл в специфичния за ОК формат. Това се осъществява от същата точка Операции/Дискета обезщетения ДОО, но от допълнително предвиден за целта бутон . ВНИМАНИЕ! Задължително е това да се прави от фирмата – осигурителна каса!

Начин на работа:

2.1. Попълва се необходимата информация за дискетата: месец, изплатени/начислени, дата на изплащане/начисляване, дата на подаване обр. 1, представляващ /3-те имена/, качество на представляващия, данни за приносителя. Натиска се бутон , след което се отваря екран „Обединяване информация”. Попълва се месец и се натиска бутон . Екрана за обединяване е същия като на Декларация 1 и 6 и начина на работа е аналогичен.

2.2. След като приключи обработката по обединяването на данните, програмата Ви връща в началния екран „Дискета за изплащане на парични обезщетния от ДОО в НОИ”. За да се запише описа във файл е необходимо да натиснете бутон . Тук са възможни два варианта:

• Ако всичко е попълнено както трябва директно ще се запише файл POPO2007.txt. След това програмата ще Ви върне в екран Приложение 8, за да запишете и файл за придружителното писмо. За целта е необходимо в полето за избор на файл чрез клавиш Insert или двоен клик на мишката да изберете записания файл POPO2007.txt:

След избора на файл веднага ще се запише и експорта на придружителното писмо – POPP2007.txt.

• Ако има пропуски или неточности при попълване на данните няма да се запишат файлове, а ще се изведе съобщение за броя открити грешки в съответното приложение. Данните трябва да бъдат допълнени/коригирани и отново да се направи запис.

Особенност при извеждане на платежните нареждания за осигуровки.

При генериране на платежни нареждания за осигуровки от фирма член на касата, в полето за наредител програмата автоматично зарежда името на фирмата осигурителна каса, чийто булстат е посочен в параметрите на членовете на касата като ЕИК ОК. Данните за IBAN и BIC на наредителя се зареждат с Insert от аналитични признаци. За целта е необходимо банковата сметка на касата, от която ще се превеждат дължимите осигуровки да се създаде като аналитичност подчинена на главна аналитичност "Банкови сметки" във всяка една фирма, която е член на касата.

[1] Документите се закупуват отделно към модул ТРЗ и ЛС. За повече информация виж актуална ценова листа на Плюс Минус ЕООД

[2] Осигурителни каси