Съгласно разпоредбата на чл. 142 от КТ в определени случаи работодателите могат да прилагат освен подневно и сумирано изчисляване на работното време за определен период, който не може да бъде по-дълъг от 6 месеца. В този случай отработените часове през отделните отчетни периоди могат да бъдат повече или по-малко от нормалната продължителност на работното време, но работните дни и почивките се балансират средно за периода, който е приет за сумирано отчитане. Обикновено това изчисляване се прилага при дейности изискващи непрекъснат режим на работа и съответно работа на смени. Работното време се разпределя на база предварително изготвени графици от работодателя.
В Плюс Минус е предвидено всичко това да става чрез модул „Почасово заплащане”, който съдържа всички необходими опции за проследяване на цялостния процес от задаване на смените, графиците, изчисляване на възнаграждението на база часова ставка, приравняване на нощния труд към дневен до преизчисляване на излишъка от часове в края на периода на сумираното изчисляване и записването му като извънреден труд.
При положение, че е въведено сумирано изчисляване за повече от 1 месец е необходимо служителите, за които ще се прилага да бъдат назначени с вид осигурен 16 в картона и да няма попълнени часове работно време. По този начин помесечно ще бъде подавана информация към персоналния регистър единствено с данни за осигурителен доход, тоест без данни за осигурителен стаж. В края на периода се подават коригиращи данни с вид осигурен 01, с които се декларират действителните дни и часове в осигуряване. Ако сумираното изчисляване е в рамките на 1 календарен месец, тогава няма смисъл всичко това да се прави, тъй като в края на месеца се изчисляват действително отработените дни и часове и се подават реални данни.
За да се ползва опцията „Почасово заплащане” е необходимо в картона в екран Допълнителни да бъде сложена отметката „Почасово” и да бъде въведен номер на часова ставка, която ще се прилага при пресмятане на възнаграждението на конкретния служител. За целта е по-добре часовите ставки да бъдат предварително определени и записани от Операции/Почасово заплащане/Запис на ставки.
Ето така трябва да изглежда екран Допълнителни в картона, ако е избрана ставка №1:
Фиг. 1
При въвеждане на ставката за заплащане на отработен час дневен труд през делничен ден, програмата автоматично изчислява завишението за нощен труд и съответно за празничен ден съгласно законодателството. При необходимост ставките могат да се променят преди запис.
На фиг. 2 е показана една примерна таблица с часови ставки, които могат да се прилагат като се посочва съответния номер на ставка в картона на служителите:
Фиг. 2
След настройката на параметрите в картона на служителите на сумирано изчисляване на работното време и записване на списъка със ставки, приложим във фирмата преминаваме към следващия етап, а именно разпределянето на работното време посредством дефиниране на смени и разработване на графици за съответния месец. Часовия диапазон на смените се задава от Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици/Запис на смени. Предвидена е възможност за задаване на часове за почивки които се приспадат автоматично от продължителността на работното време на смяната, освен това може да се определи и часовата ставка, която ще се прилага за съответната смяна. Часовете нощен и дневен труд в смяната се изчисляват автоматично от програмата, като при необходимост могат да се коригират преди окончателния запис. Например при двусменен режим на работа с 12-часови работни смени и 30 мин. почивки списъка със смените ще изглежда по следния начин:
Фиг. 3
Следващият момент е разработването на график за месеца, като за целта най-удобно е да се използва опцията „Запис на шаблони за график”, която се намира в Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици. От там можете да запишете неограничен брой шаблони за месеца, които в последствие ще се използват при записа на график за отделните служители. Шаблона на график представлява таблица с дните от месеца, в която се задава на коя дата коя смяна ще се работи. По този начин могат да се запомнят няколко графика с различно разпределение на смените, които после ще се присвояват на определени служители, така че общо да се отработят всеки ден по 24 часа и да се осигури непрекъснат режим на работа. Ако приемем, че така дефинираните 12-часови смени /фиг. 3/ се прилагат във фирма, която извършва хотелиерски услуги и на рецепцията работят винаги по 2-ма служители по график 1 ден І-ва смяна, 1 ден ІІ-ра смяна и 2 дни почивка, ще са ни необходими следните 2 шаблона за график:
Фиг. 4
След записа на шаблоните е необходимо да запишем графика на служителите. В дадения по-горе пример, графика ще изглежда по следния начин:
Фиг. 5
След извеждане на списъка със служителите може да се избере графика, по който ще работи всеки служител посредством избор на неговия номер от падащото меню вдясно от името на служителя. При избран номер на шаблон отметките се поставят автоматично за всяка дата в коя смяна ще работи служителя. При нужда отметките могат да се променят във всеки един момент. За дните на официалните празници се поставя отметката „Празник”. Когато има такава отметка програмата използва ставката за празнични дни, тъй като винаги когато се полага труд през официалните празници, независимо дали това е извънреден труд или се пада на служителя да работи по график, за всеки отработен час се заплаща не по-малко от удвоения размер на трудовото възнаграждение. За по лесно ориентиране в графика датите на почивните дни са оцветени в сив фон. След приключване на работата с графика е необходимо той да бъде записан.
НОВО! В края на месеца преди записа на работни карти от графика е предвидена възможност той да бъде коригиран с цел да се отразят евентуалните отсъствия на служителите, които са въведени през течение на месеца и при първоначалния запис на график не са били отразени. За целта вдясно от бутон [Попълни РК] е добавен нов бутон [Прочети отсъствия]. Зарежда се записания вече график и се натиска този бутон, след което програмата автоматично изчиства отметките на датите, които са въведени като отсъствия през месеца. След това е задължително графика да бъде записан отново!
След записването на графика, може да се направи справка за работното време по график от Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици/Справка за работното време по график. По този начин се предоставя възможност да се прегледа направения график преди да се пристъпи към изчисляването на възнагражденията за месеца.
Фиг. 6
Следващият етап е изчисляването на възнаграждението на служителите за всеки ден от месеца, което става на база документ „Работна карта”. При работа по график работните карти за целия месец се записват автоматично на база предварително изготвените графици за служителите. Достатъчно е само да се изведе графика на екран чрез бутон [Зареди] и да се натисне бутон [Попълни РК]. При записа на карти на база график е предоставена възможност да се използва ставката за съответната смяна чрез поставяне на отметка „Вземи ставката от смяната”. В случай, че не е сложена тази отметка при изчисляването на работните карти се взема предвид ставката от картона на всеки служител. На фиг. 7 е показано как изглежда попълнена и записана работна карта за определена дата.
Фиг. 7
Записаната информация в работната карта може да се променя във всеки един момент и картата да се записва отново. Предвидена е и възможност за изтриване на работна карта за дата, а също и за период. Изтриването на работни карти за период става чрез задаване на началната и крайната дата на периода, за който желаем да направим изтриване и натискане на бутона [Изтрий].
Фиг. 8
Обобщена информация за записаните работни карти за месец и общата сума по тях може да се изведе от Справки/Почасово заплащане/Работни карти за служител.
Фиг. 9
В края на периода на сумирано отчитане на работното време трябва да се направи равносметка на отработените часове за целия период и отработените в повече часове да се отразят и изплатят като извънреден труд, съгласно законодателството. Преди това обаче е необходимо да се преизчисли нощния труд към дневен, като това става посредством умножение на нощните часове труд с коефициент 1.14, получен като съотношение между нормалната /дневната/ продължителност на работното време – 8 часа и законоустановената продължителност за работа през интервала 22.00 – 6.00, която е 7 часа.
Така получените общо часове се съпоставят с нормата за съответния месец, която например при 21 дни месец и 8 часов работен ден е 168 часа и разликата се отразява като извънреден труд в края на периода на сумирано изчисляване. По подразбиране програмата записва часовете извънреден труд на перо 104 Извънреден труд през раб.дни, но има възможност да се посочи и друго перо от фиша. Всичко това се осъществява от Операции/Почасово заплащане/Изравняване на работното време за период при сумирано изчисляване. Като тук е важно да се отбележи, че за да се изчисли автоматично нормата за съответния месец е необходимо заплатите да бъдат начислени. При необходимост нормата може да се изпише и ръчно в съответните клетки и след натискане на бутон [Преизчисли] автоматично се преизчисляват отклоненията по месеци.
НОВО! Възможност да се изчисли нормата за всички служители автоматично на база едно и също работно време за цялата фирма. Добавена е нова отметка преди извеждане на данните "Заложи за всички служители норма за пълен месец 8 часа работно време". Броя часове може да се промени ръчно преди извеждане. Когато отметката е поставена програмата изчислява за всички служители нормата на база тези часове, а когато не е поставена на база работното време от картона на всеки служител. В случай, че се работи с вид осигурен 16 и няма работно време в картона, по-лесно би било да се използва този вариант.
Фиг. 10
В края на периода след записа на часовете извънреден труд, фиша на служителя ще изглежда ето така:
Фиг. 11
Както споменахме в началото, ако сумираното изчисляване е за период по-дълъг от месец и е работено с вид осигурен 16, при подаване на данни за персоналния регистър е необходимо за целия период да се подадат коригиращи данни по месеци с вид осигурен 01, като в последния месец ще се отрази и извънредния труд като осигурителен стаж. Когато се подават коригиращите данни задължително трябва да се попълни работното време в картона.
ВНИМАНИЕ! Важно е да се знае, че информацията за ставките, смените, графика, шаблоните за график се записват във външни xml файлове, които се намират в директория HourPayment. За да се разчита на корекната работа на модула, при мрежов вариант на програмата работата с Почасово заплащане трябва да става от едно и също работно място. В случай, че се наложи да се работи на някое от останалите работни места, преди да се започне работа с някоя от опциите на модула e задължително да се копират всички xml файлове от папката HourPayment.