Счетоводни документи и документооборот

Възникването на счетоводството е тясно свързано с възникване на документирането на стопанските операции. Не може да съществува отчетност, дори в най-примитивна форма, без възможността сведенията, които вече са осмислени като стопански факти да бъдат регистрирани на определени материални носители.

Документалната обоснованост на стопанските операции изисква всички стопански операции да бъдат регистрирани, посредством съставянето на счетоводни документи.  Документът е носител на информация, която има доказателствена сила. Това ни дава основание да посочим, че документите за стопанските операции, които са обект на счетоводно отчитане имат по-особено значение, тъй като удостоверяват възникнал стопански факт, явление или процес по отношение на активите, пасивите, собствения капитал, приходите и разходите на предприятието. 

Съгласно Закона за счетоводството, счетоводните документи се подразделят на първични,вторични и счетоводни регистри.

Първичният документ е носител на счетоводна информация за регистрирана за първи път стопанска операция и представлява основание за отразяване на тази операция във вторичните документи и счетоводните регистри. Съставя се към момента на извършване на стопанската операция или в срокове, определени с други нормативни актове (Например по ЗДДС до 5 дни от извършването на сделката).

Вторичният счетоводен документ е носител на обобщена информация от първичните счетоводни документи, съставени при извършването на стопанските операции. Съставя се обикновено в края на определен период от време (ден, седмица, месец и т.н.) на основата на няколко близки по характер първични счетоводни документи. Обикновено в него се посочват номерата и датите на всички първични документи въз основа на които той е съставен.

Счетоводният регистър е носител на хронологично отразена или систематизирана (обработена по определени критерии) счетоводна информация за стопански операции от първични или вторични счетоводни документи      Съгласно Закона за счетоводството счетоводният документ може да бъде и електронен документ, когато са спазени изискванията на Закона за счетоводството и Закона за електронния документ и електронния подпис.

На практика в Закона за счетоводството счетоводните документи се класифицират като вътрешни и външни.

Външен е този първичен документ, който е адресиран до външни предприятия.

Вътрешен е онзи първичен счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието.

Обърнете внимание !Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават. Погрешно съставени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови.

Лицата, които са съставили и подписали счетоводните документи и техническите информационни носители, носят отговорност за достоверността на информацията в тях. Всички счетоводни документи в предприятието следва да се съставят на български език, с  арабски цифри и в левове. Те могат да бъдат съставени и на съответния чужд език в левове и чуждестранна валута, в случаите на сделки, уговорени в чуждестранна валута и с чуждестранни контрагенти. Когато се получат счетоводни документи на чужд език се придружават от превод на български език  на съдържанието на отразените в тях стопански операции.

Факсове и фотокопия, получени в или издадени от предприятието, придобиват доказателствена сила, след като са заверени с оригинален подпис и печат на предприятието – издател. Използването на преписи от оригинални първични счетоводни документи става след тяхната нотариална заверка или след като се постави подпис и печат на издателя.

При оформянето на документа се дава приоритет на съдържанието пред формата Това означава, че предприятията могат самостоятелно да определят разположението на реквизитите в него, цвета на документите, както и да включат допълнителна информация, извън задължителните реквизити. Закона за счетоводството . регламентира само  минималните задължителни реквизити. Няма пречка предприятията да посочват и други реквизити, които не са задължително посочени (лого на фирмата,имената на представляващия предприятието, норми, разценки, цени  и др.) Наличието на повече реквизити от задължително изброените в ЗСч. не лишава първичните счетоводни документи от тяхната доказателствена сила. Водещи в това отношение са принципите за действителност на стопанската операция и предимство на съдържанието пред формата.

В данъчното законодателство също се съдържат някои допълнителни изисквания към първичните счетоводни документи. По-конкретно тези изисквания се отнасят за данъчните документи по-съществените от които са за фактурите, данъчното дебитно и данъчното кредитно известие, протоколите по ЗДДС и др.

С всичко казано дотук може да се направи изводът че,въвеждането на документа в информационната счетоводна система има изключително важно значение. Ето защо основният принцип за работа с Плюс Минус е просредством документи. Т.е за всяка основна стопанска операция е предвиден документ за нейното отразяване.

Например: Въвеждането на покупка на стоки ще се въведе с документ Фактура Покупка, продажбата съответно с Фактура Продажба. Постъпленията в касата чрез ПКО, съответно Разходите с РКО, Изписванетона материали със Складово искане, Заприхождаването на продукция чрез Протокол за заприхождаване на продукция, Движението по банковите сметки, съответно с Банака плащане на пари по фактура и Банка получаване на Пари по фактура и т.н.

Ще разгледаме подробно общия принцип за работа с документите и задължителните реквизити във фактура Продажба на Плюс Минус

1. Стартирайте екран Документи. Това става чрез единично щракане върху иконката или натискане на бутон F4.

2. Наименованията на документите са описани в колона Документи. Текстът в тази колона има свободен характер и изпълнява информационна функция.

3. В колона Тип се записват типовете на документите. Например за Фактура продажба –ФЕ, Фактура продажба+ФЕ и т.н. Типът изпълнява важна роля в програмата, защото е съкратено наименование на самия документ и се записва с всички операции, породени от самия документ. Документите от един и същи тип ползват обща номерация.

4. В колона Файл се записва самият файл на шаблона на документа. Не е необходимо този файл да се помни, важното е да бъде изписан правилно. Всички шаблони на документите се намират в поддиректория Docs на програмата

5. Мин.№ ,Макс.№ -Това е необходимо, когато предприятието има клонове (обекти), в които се издават документи с различна номерация и тези документи биват прочитани в общата база на фирмата. Например ако в текущата база сме стигнали до документ номер 334 и прочетем докуменнтие от обект, където номерацията започва с 40000 и последния въведен е 40300, Ако не посочим в полето Макс.№ 3999, програмата ще даде номер 40301 на следващия документ, който ще бъде издаден от текущата база

6. За да стартирате избран документ е необходимо да се маркира реда и да се избере бутон или да се кликне с мишката два пъти.

7. За добавяне на нов документ се използва Insert или бутон .

8. За запомняне на промените може да изполвате Enter или бутон  

9. За Промяна на наименованието, типа или името на файла – бутон или клавиш F9

10. За отказ от направените промени – Esc или бутон

11. За редакция на самия шабон -

Разглеждайки фактурата за продажба Вие бихте могли да научите основните реквизити на един документ. И така Фактура Продажба съгласно Закона за счетоводството е първичен документ, адресиран към други предприятия и лица. Съгласно Закона заДДС в него задължително трябва да присъства:

1.Наименование на документа и гриф „Оригинал” на първия екземпляр.

2. Дата на издаване.

3. Пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на данъчно задълженото лице.

4. Име и адрес на доставчика.

5. Идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на доставчика, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс - когато доставчикът е нерегистрирано по ЗДДС.

6.Име , Фамилия и Подпис на съставителя.

7. Име и адрес на получателя по доставката;

1. Идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на получателя, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс - когато получателят е нерегистрирано по този закон лице

2. Количеството и вида на стоката, вида на услугата;

10. датата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката, или датата, на която е получено плащането;

11. единичната цена без   ДДС и данъчната основа на доставката, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена;

12. ставката на  данъка, а когато ставката е нулева - основанието за прилагането й, както и основанието за неначисляване.

13. размера на  данъка.

14. сумата за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка.

15. обстоятелствата, които определят стоката като ново превозно средство - при вътреобщностна доставка на нови превозни средства.

Запомнете че!

1. Когато работите с Плюс Минус за да се запомни един документ в базата, той трябва да се запише с натискането на клавиш F8 или бутон .

1. При попълването на самия документ наименованието на Клиента (Когато става въпрос за Фактура Продажба) или наименованието на Доставчика (Когато става въпрос за Фактура Покупка) се избира от Дървото с аналитични признаци чрез Insert или двойно щракане на мишката.

1. Чрез отметка в полето Продажба на (Когато става въпрос за Фактура Продажба) , съответно Покупка на (Когато става въпрос за Фактура Покупка) се избира вида счетоводната операция

1. Счетоводните операции към документа се записват в таблица Счетоводни операции и при необходимост могат да се коригират. За да се покажат натиснете бутон и за обратно връщане.

1. Наименованието на стоките или услугите също се избира от Дървото с аналитични признаци или от екрана на Склада чрез Insert или двойно щракане на мишката. Не се допуска писане върху самия ред.

1. Грешно въведено основание се изтрива с Клавиш Delete а не с Backspace

1. От падащото меню за Тип на сделката се избира видът на сделката съгласно ЗДДС

1. Когато не се начислява ДДС е необходимо да се посочи основанието за неначисляването му във Фактура Продажба чрез Insert или двойно щракане.

1. Когато в една фактура съществуват различни основания, например покупка на стоки и услуги, конкретната операция се фиксира чрез падащото меню отстрани на всеки ред .

1. Ако във фактура Покупка имаме едновременно сума , за която имаме право на Данъчен кредит и сума, за които нямаме, е необходимо да се попълнят полетата Сума ДК и Сума БДК отстрани на документа.

1. Броят на копията при печат се фиксират от полето Брой копия при печат. Ако там напишем 1, програмата ще разпечата един оригинал и едно копие.

Всяка една фирма прилага своя организация на счетоводната дейност, в зависимост конкретния предмет на дейност, околна среда- доставчици, клиенти, банки,от специфичните изисквания на счетоводния процес - например първична обработка на документие по клонове, подготовка на бюджети и планиране на бъдещи събития, справки за чуждестранни контрагенти, последващ финансов контрол и т.н. Ето защо е особено важно да се определи правилно схемата на документооборота.

Документооборотът представлява движението на счетоводните документи в предприятието от момента на тяхното съставяне или постъпване до момента на  предаването им в архива за съхранение. Организацията на документооборота  се осъществява по ред определен от ръководителя на предприятието и зависи от:прилаганата форма на счетоводството, състава и съдържанието на счетоводните документи в съответствие с предмета на дейност  и отчетните обекти в него, синтетичното и аналитично отчитане ,разпределението на счетоводната работа между отделните счетоводители, съхраняването и ползването на счетоводните документи в периода на тяхната валидност, степента на автоматизация на счетоводството и др.

Съществуват различни схеми на документооборот, които биха могли да се постигнат с Плюс Минус.Чрез запис и четене на документи е възможно да се прехвърлят документите от различни отдалечени обекти на предприятието. Тъй като програмата следва номерацията от един и същи тип на документа, би могло в различните обекти самите типове на документите да са различни.

Пример1. С тип –ФЕ1 да се въвежда номерацията от 1000000001 на обект А, а с тип –ФЕ2 – номерацията от 2000000001 на обект Б . и т.н. По този начин биха могли да се извеждат справки по документи само за конкретен обект

Връзката между Отдел Продажби и Счетоводния отдел би могла да се осъществи чрез използването на друго преимущество в програмата - Отваряне на документа като друг и инсъртване на няколко документа в един.

Пример2:Отдел Продажби въвежда Проформа фактура, или изходяща заявка. В отдел Счетоводство, работейки в обща база, Проформата или Заявката може да се отвори и запише като Фактура Продажба без да е необходимо отново да се въвежда основанието по документа. По този начин са възможни да се правят различни справки за съпоставяне на действително осъществените продажби с направените заявки и предоставени оферти и т.н.

Пример3: Предприятието е възможно да приеме всички продажби от склада да се осъществяват посредством Складови разписки, а фактурирането да се извършва от отдел Счетоводен. Работейки в обща база, счетоводителят ще отвори Фактура продажба с ТО и в полето По документи – Insert ще има възможност да въведе автоматично складовите разписки, за които се издава фактура.