Отчитане на разчетите с подотчетни лица
Това са лица от списъчния състав на предприятието, които получават аванс за служебни пътувания и командировки, или за др. цели, и които трябва да се отчетат в определен срок.
Документите , които характеризират тези разчети са:
-
-
авансов отчет – когато подотчетното лице е получило предварително аванса.
-
заповед за командировка –не се съставя счет.статия.
-
заповед сметка- използва се когато подотчетното лице не е ползвало предварително аванс.
-
РКО –даване на аванса при преразход, при изплащане на сумата по сметката.
-
ПКО – при остатък за възстановяване.
Съгласно наредбата за командировките се полагат:
стойността на билета, която зависи от вида на превозното средство- изрично посочено в Заповедта на ръководителя.
Изплащането става въз основа на представяне на квитанция за нощуване и одобрение от ръководителя.
С-ка 422 Подотчетни лица е Активна, основна, балансова, разчетна Дебитира се при даване на аванс; при изплащане на преразход.
Кредитира се при отчитане на подотчетното лице и при възстановяване на остатъка.
Салдото е дебитно, което показва дадения,но още неотчетен аванс на подотчетното лице.
Аналитичното отчитане се извършва по подотчетни лица : име,адрес,ЕГН.
Характерни счетоводни статии са:
-предоставяне на аванс на подотчетни лица -РКО
422/501,503
Когато работите с Плюс Минус в Разходния Касов ордер това се постига като в полето Партньор се инсъртне името на Подотчетното лице, и се сложи отметка
- Закупуване на активи от подотчетни лица
20,21,27,30,31,4531/422
- Изплатени суми за разходи, услуги от подотчетни лица
гр.60 4531/422
За да отразите тези статии в програмата има два начина:
Първи начин: директно във фактурата за покупка:
1. Слагаме отметка на вид плащане.
2. В полето Стоката получена от чрез Insert или двойно щракане се избира името на подотчетното лице от дървото с АП.
Например ако сме въвели фактура , платена от подотчетно лице за получена услуга от БТК и полето Стоката получена от сме избрали от Персонал името на подотчетното лице – Иван Петров, счетоводните статии ще изглеждат ето така:
Втори начин чрез инсъртване на неплатените фактури в документ Авансов отчет.
- Отчитане на разходите за командировка
609/422 61/609
- Възстановяване на неизразходените суми – ПКО
501,502/422
- удържане на суми по РПВ при преразход.
422/501,502 РКО
За отчитане на разчетите с подотчетните лица в програмата съществува документ Авансов отчет –тип АО, име на файл Otchet.xls
Последователността на работа с него ще обясним с един пример:
-
Чрез РКО са броени от касата 500 лв. служебен аванас на техническия ръководител Иван Петров
2. След два дни той отчита аванса както следва:
- закупени и платени в брой материали на стойност 350 лв.
- разходи по командировката 160 лв.
Решение:
Чрез РКО изплащаме служебния аванс като слагаме отметка на вид паричен разход: Даване пари на подотчетно лице
За отчитане на аванаса стартираме документ Авансов отчет.
-
В полето на (трите имена) чрез Insert избираме името на Иван Петров.
-
Автоматично сумата на изплатения аванс се появява в полето Всичко получено.
-
Започваме да покриваме документите: чрез Insert в полето Избор на документ избираме неплатения документ от екран Избор на документ и в колонката Плащане пишем 350 лв.
-
За отразяване на разходите по командировката избираме аналитичността в колонка Доставчик подотчетно/разход и аналогично на точка 4 пишем сумата в колона Плащане.
-
След като сме привършили с изброяването автоматично програмата смята разликата за възстановяване /съответно връщане в полето Разлика
-
При запомняне на документа с F8 автоматично се отваря ПКО или РКО за отчитане на разликата. 
Отчитане на разчетите с Дебитори и Кредитори
Тези разчети възникват при вземания от дебитори, или възникнали задължения към кредитори по различни поводи.
2. Счетоводни с-ки и записвания
С-ка 491 Доверители - е пасивна счетоводна сметка . Тя се кредитира при възникнали задължения към доверители по комисионни продажби и продажби на консингнация 411,503/491, както и при получени суми от комисионни продажби и продажби на консигнация гр. 50/491
Дебитира се с начислените комисионни 491/709 и изплатените задължения към доверител 491/ гр. 50
В Плюс Минус са създадени две групи документи, свързани със следенето и отчитането на вазимоотношенията с доверители:
Отчитане на дадените стоки на консигнация
Отчитанане на взетите стоки на консигнация
Ще разгледаме само първата група документи, тъй като работата с втората е аналогична.
За отчитане на дадените стоки се използва Протокол за даване стоки на консигнация – име на файл consdav.xls тип КД
Документът дава възможност за въвеждане на цени във валута.
Въведена е възможност за начисляване на ДДС.
Чрез поставяне на отметка срещу Осчетоводяване, ще се запишат съответните счетоводни операции, например:
За отчитане на дадените стоки, които са върнати от клиента се използва Протокол за връщане дадени стоки на консигнация – име на файл consvrd.xls тип ВКД.
Документът дава възможност като се избере партньора в полето Партньор, автоматично да се изведат всички стоки по номера на КД и дати.
За да се попълни коректно документа, върнатите количества се записват в колона Връщане на количество.
При сложена отметка на Осчетоводяване, се записват следните счетоводни статии:
За отчитане на дадените стоки, които са вече платени от клиента се използва Протокол плащане дадени стоки на консигнация – име на файл conspayd.xls тип ПДК
Така както и в предходния документ и тук има възможност като се избере партньора в полето Партньор, автоматично да се изведат всички стоки по номера на КД и дати.
За да се попълни коректно документа, платените количества се записват в колона Плащане на количество.
При сложена отметка на Осчетоводяване, се записват следните счетоводни статии:
С-ка 492 Разчети за гаранциите е активно-пасивна счетоводна сметка. Използва се при вземане или връщане на парични гаранции срещу доставени стоки и установени гаранции.
Счетоводни статии:
-Получени суми по гаранции от др.предприятия гр. 50,/492
-Връщане на гаранции 492/50
-Ако вносителят на гаранцията наруши договорните условия,получените гаранции остават като приход на предприятието 492/709 709/122
-Ако предприятието е нарушило договорните условия,платените гаранции не се връщат-остават като разход 609/492
С-ка 493 Разчети със собственици
Използва се за отчитане на сметните вземания със собствениците на предприятията , които не са намерили място по др.с-ки
С-ка 494 Разчети по застраховането
Чрез нея се отчитат взаимоотношенията между предприятието и застрахователното предприятие, при застраховане на дружество или персонал
-Начисляване на застраховки 601/495 или 420/495 РКО
-Внесени начислени застраховки в полза на застрахователното предприятие 495/50 РКО
-Получени суми от застраховки 50/495
-Начислени обещетения от застраховки в полза на предприятието 493/790 790/122
С-ка 496 Разчети по лихви
Отчитат се лихвите за с-ка или в полза на предприятието
-Начислени лихви по предоставени заеми 496/721 721/122
-Получаване на суми от начислени лихви 50/496
-Начислени лихви от получени заеми 621/496 Лихвен лист
609/621 61/609
-Изплатени лихви за използвани заеми 496/гр. 50
С-ка 497 Разчети по отсрочени данъци
Използва се за отчитане на възникнали данъчни временни разлики
С-ка 498 Други дебитори
Използва се за отчитане на вземания от 3-ти лица, които имат случаен х-р
-Възникнали вземания от др дебитори 498,4531/70
-Отписване на несъбираеми вземания от др.дебитори 609/498 617/609
-Получаване суми от др.дебитори 50,15/498
-Отменяне на възможно вземане от др.дебитори....... 443/498
-Отписване на несъбираеми вземания от др.дебитори 609/498 617/609
С-ка 499 Други кредитори
Тя служи за отчитане на възникнали задължения към 3-ти лица
-Възникнали задължения към др.кредитори 60,60;4531/499
-Възникнало задължение по повод удръжки от възнагражденията на персонала, влогове, запори 421/499 РПВ
-Отписване на задълженията към др.кредитори 499/791
Всички счетоводни статии отнасящи се за последните сметки могат да се въвеждат с различни документи, например –ББ, +ББ, РКО, ПКО, МО и т.н.