Отчитане разчетите с персонала

В условията на динамични промени в трудовото законодателство, отчитането на разчетите с персонала се превръща във важно и стратегическо звено в счетоводния отдел на предприятието

Сметка 421 отчита разчетите с персонала, нает по трудов договор и със сътрудниците, наети по граждански договор.

По правило тя е пасивна, основна, разчетна с-ка. Кредитира се при начисляване на възнаграждения, добавки, осигуровки и др, които персоналът ще получава съгласно действащото трудово и социално законодателство.

Счетоводните записвания най-често са:

Когато възнагражденията са за сметка на предприятието:

604/421

Когато са за сметка на СО:

464/421

Когато се осчетоводява граждански договор, възнаграждението по него се отчита като външна услуга:

602/421,499

Сметка 421 се дебитира при начислени удръжки от възнагражденията на персонала: данък, здравни и социални осигуровки, изплащане на заплата или аванс, депониране на възнагражденията

Удръжките върху заплатите може да се посочат в две групи: задължителни и доброволни. Задълж.удръжки са установени с нормативни актове. Това са: данък върху доходите на физ.лица, здравни и осигурителни вноски, запори по съдебни изпълнителни листове. Всички останали удръжки са доброволни, т.е те се правят въз основа на волеизявленията на персонала. Те са: влогове, текущи с-ки, погасяване на заеми, лични застраховки, доброволни осигуровки и др.

421/ 454 за удържане на ДОД

421/, сметки от гр. 46, за личните удръжки за социални и здравни осигуровки

421/499 запори и т.н.

421/50 за изплащане

Когато работите с модул ТРЗ в Плюс Минус, от изключително важно значение е данните за работниците и служителите да бъдат въведени коректно. Това означава, че при започване на работа с програмата трябва много внимателно да се въведт основните и допълнителни параметри, както и данните за трудовия договор на лицата

За всеки служител програмата „завежда” картон, където е необходимо да се запишат неговите данни.

За правилното попълване на картона на всяко едно лице е важно да имате в предвид следното:

1. За вид социално осигурен се пише съответния код , отнасящ се за декларация образец1

1. Само за нуждите на програмата е необходимо да се въведе и вид здравно осигурен. Когато лицето е по трудов договор, в това поле се пише 30, когато е на граждански 31, когато лицето е самоосигуряващо се – 35 и т.н.

1. Запомнете, че разделителят в програмата е “ . “(точка) Това е отговорът защо понякога при попълване на картона и потребителят е използвал “ , “ (запетая), в екран Заплати вместо суми, стои #Value.

1. За самоосигураващите се лица и тези на граждански договор полетата Осиг. сума и Заплата не се попълват. Попълват се в екран Допълнителни параметри – Сума ДОО и Сума ЗОО.

1. Обратно - за лицата по трудов договор суми не се пишат в екран Допълнителни параметри – Сума ДОО и Сума ЗОО, (С изключение на вид осигурен 04 – на втори трудов договор).

1. Задължително трябва да се попълнят полетата работно време и работна седмица, в противен случай ще даде проблем дискетата за декларация 1.

7. Възможност за разделяне по отдели в зависимост от структурата на фирмата.

1. Възможност за удръжки по произволни алгоритми, чрез задаване на допълнителни разплащателни пера.

2. Задължително за лицата, назначени на трудов договор , Договор за управление и контрол се попълват данните от екран Трудов договор.

10. Начисляването на заплатите става чрез бутон , а осчетоводяването ог бутон

Преди начиславането на заплатите е необходимо да се въведат отсъствията и данните за назначените, съответно напусналите работници.

Важно! Може да преминавате през начисляване колкото пъти е необходимо, но трябва да имате в предвид следното:

Процесът на изчисляване на клас за прослужено време е след начисляването на заплатите.

Например ако едно лице има трудов стаж 9 години и 11 месеца и минете през начисляване на заплатите,програмата автоматично „задава въпрос” дали желаете да се изчисли и клас.

Ако отговорите положително, в картона на лицето трудовия стаж ще се превърти и вече ще бъде 12 месеца. Това означава , че ако минем пак през начисляване класът за прослужено време няма да се изчисли вече за 9 години и 11 месеца,а върху 10 години.

Изводът е ,че трябва да се изчислява клас едВа когато всички подробности са уточнени.

Важно!

Осчетоводяването се прави само веднъж! Т.е ако сме записали вече счетоводните статии за месеца и желаем да направим корекция, е необходимо записаните счетоводни статии да се изтрият , за да не се дублират при повторното им осчетоводяване.

Преди да се направи начисляването проверете Почивните дни и дните, които ще се отработват за месеца!

По принцип те са зададени автоматично в програмата- като се стартира менюто Сервиз-Настройка на параметрите-ТРЗ и Личен състав, но е възможно да настъпят корекции в резултат на нов нормативен акт и т.н.

Важно!

Ако все пак сте минали дори само веднъж през начисляване и след това сте се „усетили” че програмата „не изчислява” верен брой на работните дни, тогава трябва да се направи следното:

1. Коригирате почивните дни в екран настройка на параметрите

2. Като влезете в Заплати, броят на работните дни не се е променил, затова стъпвате с мишката върху някое лице с пълен работен месец, от екранчето коригирате дните и натискате бутон . Отново минавате през начисляване. По този начин програмата „ще възприеме” новия коригиран брой работни дни.

През месеца е възможно лицето да е отсъствало по различни причини – болнични, платен или неплатен отпуск. Тази информация е необходимо да се въведе в екран отсъствия, като се стъпи с мишката върху лицето и се натисне бутон . Самото въвеждане става чрез избор на вида отсъствие ,попълване на периодите, евентуално сума на обещетението и натискане на Enter.

Важно!

Ако сте въвели отсъствия и сте минали през начисляване, а в последствие се налага да коригирате тези отсъствия , най-правилно е да направите следното:

1. Изтривате отсъствието от екрана с Отсъствитя

2. Стъпвайки върху лицето , натискате бутон от екран Заплати

По този начин се изтрива всичко записано само за това лице за съответния месец и можете да въведете отсъствието наново и отново да минете през начисляване.

Важно!

За лицата на граждански договор или по договор за управление и контрол е необходимо да се попълва сметка за изплатени суми.

За договорите за управление и контрол, когато се мине през начисляване на заплатите е необходимо задължително да се стъпи с мишката върху това лице и да натисне бутон

Най-важният документ, с който се документират разчетите с персонала е Ведомостта за заплати

В Плюс Минус тя може да се изведе в съкратен и пълен вариант. Освен това при въведени отдели, ведомостта може да се изведе и по отдели, като е създадена възможност за избор дали да се печата ведомостта за даден отдел или не .

При изплащане на аванс, задължително трябва да се изведе авансова ведомост

Самото записване на аванса става в екран Заплати , като се избере меню АВАНС

В колонката аванс се записва сумата на аванса за всеки човек и се натиска бутон Запиши

Осигурителните вноски за сметка на работодателя се внасят едновременно с изплащането на дължимото възнаграждение или на част от него. Осигурителните вноски за сметка на осигурените лица се внасят при изплащане на дължимото възнаграждение.

Ето защо при изплащането на аванса (което е част от възнаграждението), работодателят е длъжен да внесе осигуровките върху аванса, които са за негова сметка.

Важно!

За да се запишат осигуровките върху аванса и съответно да се „заредят” платежните нареждания за тях е необходимо да се изведе комбинирана авансова ведомост и да се избере бутон

Отчитането на присъствията и отсъствитя през работния месец могат да се документират с форма 76. Задължително условие е, да сте приключили с въвeждането на отсъствията и да сте минали през автоматично начисляване на заплатите.

Програмата позволява да се извеждат всички видове служебни бележки и документи, свързани с личния състав. Например Молба за отпуск, трудов договор , Допълнително споразумение, Заповед за уволнение, Служебни бележки за доход, Справка за бюрото по труда, УП2 и УП3 е т.н.Длъжностна характеристика, фишове за заплати и т.н.

При сключване, изменение или прекратяване на трудовия договор, задължително работодателят трябва да изпрати уведомление съгл. чл. 62 от КТ

Уведомлението се изпраща в тридневен срок от:

-сключването на трудовия договор.

-изменението му, с което се променя длъжността и/или срока на договора.

-когато Инспекцията по труда установи съществуване на трудово правоотношение съгласно чл. 405а от КТ.

При прекратяване на трудовия договор срокът за изпращането на уведомлението е седемдневен!

Изпращането може да се извърши чрез подаване в съответното поделение на НАП, с електронен подпис или препоръчано писмо с обратна разписка.

Плюс Минус позволява автоматично генериране на дискета за подаване на уведомление по чл. 62. За целта е необходимо:

1. Да има записан трудов договор за лицето с всички задължителни реквизити, съответно Допълнително споразумение или Заповед за уволнение

2. Да се генерира дискета от Меню Операции/Дискета за трудови договори

Записването на трудов договор става по следния начин:

1. стъпва се върху лицето и се натиска иконката за трудов договор (съответно, )

1. Попълват се всички задължителни реквизити

2. Избира се основанието за договора съгласно наредба 5 , Например: 01 Безсрочен по чл. 67 ал.1, 02 Срочен трудов договор съгл.чл. 68 и т.н.

3. Избира се от полето за Код корекция дали се подават редовни данни, корекция или заличаване . При попълване на ДС или заповед за уволнение се попълва и полето номер на договор.

4. Договорът се „запомня” в програмата с F8 и „стои” като неподаден в група Неподадени.

Записът на дискета става по следния начин:

1. Стартира се Меню Операции/Дискета за трудови договори.

2. Избира се бутон срещу Трудови договори.

3. За да се изведат записаните, но неподадени трудови договори се натиска бутон

4. Извежда се Придружително писмо и съответно печат на самото Уведомление .

5. След запис на дискета неподадените документи се изтриват от папка неподадени.

6. Самият файл може да се види в папка NAP\UvedTD от главната директория на програмата.

Важно!

При първочално започване на работа с програмата е необходимо да се въведат всички трудови договори. При това положение всичките ще имат статут на неподадени, докато не се изведат по гореописания начин и фиктивно се запишат на дискета. По този начин те ще се изтрият от група неподадени.

Плюс Минус позволява формиране на файлове към различни банки за изплащане на заплати чрез дебитни карти.

Много фирми са възприели бърз лесен начин за превод на заплати чрез дебитни карти. За целта е необходимо:

1. В картона на всяко едно лице да са посочи IBAN и BIC на съответната обслужваща банка.

2. Стартира се Менюто Документи/Превод на заплати по дебитни карти.

3. От първото падащо меню се избира желаната банка, от която ще се превеждат сумите.

4. Важно! Ако всичките работници не са с една и съща обслужваща банка, тогава трябва да се сложи отметка

5. Натиска се бутон и се записва името на текстовия файл.

6. За да се експортират данните се избира бутон

7. Ако не желаете да се превежда цялата заплата, а само отделни пера, това може да бъде посочено преди експортирането на информацията в полето

8. В полето може да бъде записан какъвто и да е коментар към всеки един ред от файла.

1. Ако в параметър Бригада от картона на лицето бъде записана друга банкова сметка, при сложена отметка, . ще се зареди тя.