Отчитане на паричните средства

Паричните средства са вид Краткотрайни нематериални активи, които са част от финансовите ресурси на предприятието. За тях казваме, че се отличават се с висока степен на ликвидност, защото лесно се трансформират в друг вид счетоводни обекти, т.е бързо се „харчат”. Към паричните средства се причисляват:

• Парични средства в лева

• Парични средства във валута

Според НСС 7 “Отчитане на паричните потоци” паричните средства се определят като парични наличности или в парични еквиваленти.

Паричните наличности са касовите наличности и банковите депозити в левове и във валута по разплащателни, депозитни и други сметки. Паричните средства в национална или чуждестранна валута, който в края на работния ден се намират в касата на предприятието, се наричат “касова наличност”.

Паричните еквиваленти пък са краткосрочни и бързоликвидни активи, който се превръщат лесно в парични наличности. Такъв характер имат чековете, срочните депозити, полиците и други.

Паричните средства във валута се изразяват в левова равностойност на основата на валутен курс. Обикновено се използва обявеният за деня централен банков курс или друг курс в зависимост от вида на операциите

Паричните средства в левове се очитат със сметки от група 50 “Парични средства”:

501 “Каса в лева”

503 “Разплащателна сметка в лева”

505 “Акредитивни сметки в лева”

508 “Разплащателни чекове”

509 “Други парични средства”

Всички са активни, основни парични сметки. Дебитират се при увеличение на паричните средства, а се кредитират при намаление. Крайното дебитно салдо изразява наличността на паричните средства в момента. Аналитичното отчитане се осъществява по видове касиери, по банки, и други признаци в зависимост от вида на операциите.

Пример1 Бихте могли да въведете като поданалитичности на главна аналитичност Банкови сметки видовете разплащателни сметки. Обърнете Внимание, че те имат определени параметри, които трябва да бъдат въведени коректно- Банка, IBAN, BIC. Това е така, защото програмата позволява автоматично попълване на преводни нареждания , нареждане разписка, вносна бележка.

Пример2 . Въвеждането на аналитичност каса не е задължително. Но ако искате да следите касовата наличност по видове валута, или пък по обекти, то тогава трябва да въведете главна аналитичност КАСА и съответните й поданалитичности в зависимост от конкретните изисквания.

За паричните средства към касата е отговорен касиерът, който съставя касовите документи и води касовата книга. За съхраняване на паричните средства и осигуряване на необходимите условия и документи е отговорен главният счетоводител. Съществува и касов лимит, който трябва да се спазва и при превишаването му сумата трябва да се внесе в банка. Прави се поне веднъж в седмицата проверка на касовата наличност

Плюс минус позволява автоматично извеждане на Касова книга в лева и валута, както и Каса на обект, ако използвате модул Склад.

2. Стопански операции, свързани с КАСАТА

Спазвайки основния приницип за въвеждане на данни в програмата, счетоводните операции , свързани с касата засягат най вече използването на ПКО и РКО.

2.1. Приходен касов ордер- тип на документа ПКО, име на файл pko.xls

– По своето предназначение този документ е комбиниран. Той съдържа елементи на разпореждане и изпълнение. Главният счетоводител разпорежда на касиера да приеме парични средства в лева, като се визира от кого се внасят средствата, в какъв размер и за каква цел са предназначени.

Документът се съставя в един екземпляр от определено лице в счетоводството.. След получаването на паричната сума в касата, касиерът се подписва

Всички съставени ПКО се описват в касова книга, която се приключва задължително в края на деня. Изготвя се отчет на касиера, който заедно със съставените и приложените към него приходни ордери се предава в счетоводството за счетоводно отразяване.

ПКО се придружава от квитанция. Тя се издава на вносителя на сумата и е негов оправдателен документ. Квитанцията е скрепена с подпис и печат и има юридическа доказателствена сила. Тя не се попълва тогава, когато паричната сума е изтеглена от разплащателната сметка и е заприходена от касиера в касата.

Според мястото на издаване документът е вътрешен, а според обхвата на информацията е единичен и служи за отчитане на парични средства

Най-често срещаните операции, свързани с прихода са:

- изтегляне на пари от разплащателната сметка с нареждане разписка и ПКО: 501/503

- получени суми от Клиенти 501/411

- получено авансово плащане 501/412

- внесен остатък от командировка – АО,ПКО: 501/422

- дялова вноска от съдружник съгласно протокол, ПКО: 501/426 или 501/101

- получен наем съгласно договор и ПКО: 501/498

При стартиране на ПКО е необходимо да се избере чрез отметка видът на паричното постъпление.По този начин програмата автоматично ще осчетоводи необходимата стопанска операция. Счетоводните статии могат да бъдат коригирани при необходимост.

2.2. Разходен касов ордер- тип на документа РКО, име на файл rko.xls

– Документът е комбиниран, вътрешен, единичен и служи за отчитане на парични средства. Съставя се в един екземпляр от отговорно лице в счетоводството, определено от главния счетоводител. Тъй като изразходването на парични средства в предприятието е отговорен момент от дейността му. РКО се подписва от ръководителя и от главния счетоводител.

В ордера се посочва целта на плащането и лицето, което получава сумата. За по-голяма сигурност в РКО са предвидени реквизити за данни от личните документи на получателя или пълномощно ако е налице представител на юридическото лице. Както приходните така и разходните касови ордери се описват от касиера в касовата книга, един екземпляр от която служи за отчет на касиера за деня. Този отчет заедно с касовите ордери се предава на отговорния счетоводител, който води касовите операции, за да се направят необходимите счетоводни записвания.

Най-често срещаните операции, свързани с разхода са:

- внасяне на суми в разплащателни сметки – вносна бележка, РКО: 503/501

- изплащане на заплати на персонала – РПВ, РКО: 421/501

- изплащане на различни задължения – РКО, фактури, квитанции: 401503

- даване аванс на подотчетно лице за командировка – заповед и РКО: 422/501

- съдебни разходи по дела – квитанции, РКО: 444/501

-връщане на дялова вноска на напуснал съдружник – РКО, решение: 101/501

Аналогично на ПКО, е необходимо да се постави отметка срещу вида на паричното плащане

Обърнете внимание!

1. При получаване/плащане на пари по фактура е необходимо да се избере в полето Да се приеме от/ Да се брои на името на клиента от дървото с Аналитични признаци. Това става чрез Insert или двойно щракане на мишката. По този начин програмата автоматично ще изведе списък с неплатените документи на избрания партньор.

2.В полето Сума се зарежда автоматично цялата сума на вземането/ задължението . Ако сумата, която искате да въвдете не покрива изцяло всички фактури, програмата започва да ги закрива хронологично.

3.Можете да изтривате документ , който излиза че е неплатен, но не е обект на настоящото плащане чрез изтриване на целия ред с клавиша Delete. Освен това ако имате твърде много неплатени документи, е възможно да ограничите извеждането им чрез посочване на период в полето Период неплатени документи

4.Ако плащането е само по един документ имате друга възможност.Натиснете полето Insert , на реда ,където е получаване пари по фактура. Ще изберете желания документ в появилия се екран за избор на документ като го щракнете върху него два пъти или го маркирате и натиснете Enter. Интервалът на екрана Избор на документ, съвпада с интервала на операциите

2.3 Директно осчетоводяване на касови операции във фактурите.

Когато при осчетоводяване на фактура Продажба или фактура Покупка сложим отметка на плащане в брой- програмата автоматично отразява сумата на документа като платена и счетоводната статия 501/411 със съответана аналитичност , респ. 401/501.

2.4 Касова бележка и Касови продажби.

За отчитане на приходите от касов апарат в Плюс минус са предвидени два документа :

Отчет за касовите продажби: тип КП име на файл Cashsale7.xls. Документът служи за отчитане на касовите продажби в края на работния ден. Реализирана е възможност за автоматично отделяне на колиството и стойността на издадените фактури.

За да попадне в дневника на ДДС е необходимо да се сложат отметки срещу Данъчна и Облагаема. Счетоводните стаии , касаещи Касата са: 501/702 и 501/4532

Касова бележка: Тип КБ, име на файл cashbel7.xls

Документът служи за осчетоводяване на всяка една продажба с касов апарат. За да се запишат счетоводни статии към него е небходимо да се сложи отметка срещу Осчетоводяване

3. Безкасови потъпления и плащания

Свързани с дебита на сметка 503

- внесени суми от касиера –вносна бележка, РКО: 503/501

- постъпили приходи от продажба– ПН: 503/411

- дялови вноски от съдружници – ПН: 503/426 (101)

- получени суми от глоби и неустойки: 503709

- получени налични дивиденти: 503/424

- получени дивиденти: 503/722

- парично дарение: 503/709

- получен заем: 503/група 15

Операции по кредита на сметка 503

- изплащане на задължения към контрагенти: група 40(49)/503

- данъчни плащания: група 45/503

- погасяване на банкови кредити и лихви: група 15,621/503

- заплащане на СО,ЗО и застрахователни вноски: група 46,494/503

- покупка на краткосрочни ЦК: група 51/503

- съучастия: гр.22/503 ;

- откриване на акредитив – акредитивно нареждане: 505/503 ;

- открита особена сметка: 509/503 ;

- дарения: гр.11/503 ;

В Плюс Минус има два начина за отразяване на стопанските операции, свързани с безкасовите постъпления и плащания:

3.1. Чрез документи –

Банка получаване пари по фактура тип +ББ , име на файл bankpol.xls

Банка плащане пари по фактура тип –ББ, име на файл bankpla.xls

Както имената на документите подсказват, те ще се използват когато имаме неплатени документи. Необходимо в полето Партньор да се избере името на клиента от Дървото с Аналитични признаци чрез Insert или двойно щракане на мишката . По този начин той ще се зареди като аналитичност на 411, съответно 401 По същия начин се въвежда аналитичността на банковата сметка в полето Банкова сметка.

Обърнете внимание!

1. Аналогично на ПКО и РКО след инсъртване на партньора в полето сума се

зарежда цялата сума на вземането/задължението. За да се изтрие документ , който не е обект на плащането е необходимо да се изтрие целия ред чрез Delete

1. Ако плащането не е по-документи, например авансово плащане, е необходимо отметката Плащане по документ да се махне, в противен случай програмата ще даде грешка

1. Плащането може да стане само по един документ, ако той се избере в полето Insert от екран Избор на документ

1. Ако се попълнят полетата за период под Неплатени документи и тогава се избере партньора, програмата ще ограничи неплатените документи само в посочения интервал

3.2. Чрез шаблони с типови операции. Ако стартирате Типови операции от главното меню на програмата и след това изберете документ bb.xls или bb1.xls, ще видите списък със счетоводни операции, свързани с безкасовите плащания. Този начин на въвеждане е полезен, когато искате да въвеждате операции, различни от плащания по фактури. Шаблоните могат да бъдат коригирати според конкретната ситуация.

Обърнете внимание! По този начин ще въвеждате само счетоводни операции без документ. Т.е не можете да ги видите в екран Осчетоводени документи, а само в Журнал на операциите

4. Отчитане на паричните средства във валута

Организацията и самото отчитане на валутата се свързва с използването на регламентирани в НСС №21 ( “Ефекти от промяната на валутните курсове”) понятия – валутен курс, курсова разлика, централен валутен курс, парична позиция и др.

Паричните средства във валута се отчитат със сметки от гр. 50 – Парични средства, а именно:

с/ка 502 – Каса във валута

с/ка 504 – Разплащателна сметка във валута

с/ка 506 – Акредитиви във валута

Сметките са активни, балансови. Дебитират се при увеличение на валутата, а се кредитират при нейното намаление. Приключват се с крайно дебитно салдо, което показва наличната валута по брой, курс и стойност в лева. Аналитичното отчитане се осъществява по видове валута и по име на доставчика ( за акредитива).

Курсовите разлики се отчитат със с/ка 624 – Разходи по валутни операции и с/ка 724 – Приходи по валутни операции. С/ка 624 е активна и изразява отрицателната курсова разлика, докато с/ка 724 е пасивна и изразява положителната курсова разлика.

Когато работим с валути в Плюс Минус задължително трябва да направим съответните аналитични признаци валутни. Това става след като се маркира съответния АП и се натиснат едновременно клавишите Ctrl +V.

Задължително условие е началните салда да бъдат заредени с документ Smetkana.xls , а приключването да се извърши с документ Priklsmetka.xls

Когато имаме валутно вземане или задължение, то трябва да се въведе с документ, в който има възможност да се запише валутната сума , вид валута и валутен курс. Такива документи са Фактура покупка с ТО, Фактура продажба с ТО, Фактура Инвойс внос и Фактура Инвойс износ и т.н

Запомнете че видът на валутата не се пише ръчно а се извиква чрез Insert или двойно щракане на мишката от екран Валути

Приходите и разходите във валутната каса се документират съответно с ПКО и РКО за валута.Безкасовите или безналични плащания се документират с банкови документи, отговарящи на изискванията на банковите унифицирани стандарти (БУС) .

Инкасирането на вземания във валута от чуждестранни клиенти, получаването на валутни заеми от банки или от други кредитни институции, дългосрочните и краткосрочни инвестиции във валута следва да стават по централния банков курс ( ЦВК ) на БНБ за деня на сделката. Погасяването на задълженията във валута към доставчика или други кредитори става по ЦВК на БНБ за деня на операцията. Съпоставя се левовата равностойност на задължението във валута с отчетна стойност на потребената валута. Разликата се отчита като финансов приход или разход

В Плюс Минус ще използвате следните документи:

4.1 Приходен касов ордер във валута – тип ПКОВ , име на файл pkov.xls

4.2 Разходен касов ордер във валута – тип РКОВ, име на файл rkov.xls

Запомнете че:

1. Аналогично на ПКО и РКО в лева е необходимо да се определи с отметка желаната стопанска операция в областта за избор на вид счетоводна операция

2. В полето Да се приеме от,респ. Да се брои на е необходимо да се инъртне от дървото с Ан. Признаци името на валутния партньор. По този начин автоматично излизат неплатените документи в полето със списъка с неплатени документи

3. Когато плащането е само по един документ, достатъчно е той да се избере в полето Insert от екрана Избор на документ

4. Програмата автоматично изчислява валутни разлики. За целта е необходимо в полето Валута да се посочи видът валута и валутния курс на плащането. Валутната разлика се изчислява на база текущия курс и валутния курс от датата на възникване на задължението/вземането

1.  

   1. Банка плащанена пари във валута -тип -БВ, име на файл bankplav.xls

1.  

   1. Банка получаване на пари във валута- тип +БВ, име на файл bankpolv.xls

При използването на тези документи са валидни споменатите вече принципи при работа с +ББ и –ББ. Ще добавим само следната особеност:

Обърнете внимание че:

1. В полето Валута и курс е необходимо да се въведе текущия фиксинг на БНБ чрез избор на валута от екран Списък на валути. Ако плащането е във валута, различна от USD и ЕUR, с Insert или двойно щракане си избирате върху съществуващата, желаната валута

1. Програмата автоматично изчислява валутни разлики на база въведения фиксинг и курса от деня на възникване на вземането/задължението. Когато за посочения като неплатен документ са били изчислявани валутни разлики от менюто Операции/Автоматични операции/Валутни разлики е необходимо да се натисне Бутон . По този начин валутната разлика ще се изчисли на база текущия фиксинг на БНБ и курса на последната преоценка

1.  

   1. Аналогично на използването на bb.xls при работа с валутни типови операции имате възможност да използвате bbval.xls Използвайки този шаблон бихте могли да въвеждате валутни суми, курс вид валута при осчетоводяване на покупка и продажба на валута,внесени или изтеглени суми, погасяване на заеми,банкови такси и др.

   2. Валутни преобразувания – Много често в практиката се налага да се правят валутни преобразувания, тоест превръщане на една валута в друга. Тогава много удачно е да се мине през някаква транзитна сметка, например 999, за да може в дебита да се запише едата валута, а в кредита другата