5.2. Счетоводно отчитане на разчетите с клиентите

За стопанските предприятия разчетните взаимоотношения с клиентите имат първостепенно значение. Така както и при доставчиците, когато е отсрочено вземането от клиента,следва да бъде заведено в счетоводния отчет на предприятието.

В сметкоплана за отчитането на вземанията на предприятието за продадени активи или оказани услуги е отделeна група 41 Клиенти и свързани с тях сметки. Към групата са включени синтетичните сметки: 411 Клиенти, 412 Клиенти по аванси,413 Клиенти по търговски кредити, 414 Клиенти по продажби при определени условия , 416 Клиенти по продажби със свързани лица и 419 Други разчети с клиентите.

От наименованието се вижда , че тези сметки по същество са противопожни на сметките от група 40.- сметки 411, 413,414, 416, 419 и 412. Всички сметки са активни, защото отчитат вземане на предприятията от клиенти. Само сметка 412 е пасивна, защото отчита задължението на предприятието за получен от него аванс за доставка в бъдеще на продукция, материали, стоки или услуги.

В Плюс Минус може да се изгради различна структура на разчетите с клиентите. Например в посочения пример имаме главна аналитичост КЛИЕНТИ и поданалитичности за Клиентите по проажби, Клиентите по аванаси, Несъбираемите вземания , и т.н. Забележете ,че има и поданалитичост за валутните доствчици

Запомнете! И тук важи условието началните салда на валутните Клиенти да се зареждат с документ SmetkaNa.xls. , а за приключване на счетоводната година документ PriklSmetkaNa.xls Валутната сума трябва да се въвежда в колона Количество на съответата валута (без знак -). В колона Курс се задава курса на задължението към началото на годината

Сметка 411 като активна балансова сметка се кредитира при възникналото вземане, при което се кредитират различни сметки.:

Продажба на стоки: 411/702

Продажба на материали:411/709

Продажба на услуги :411/703

Продажба на продукция: 411/701

За закриване на задължението съответно 411 трябва да се кредитира срещу дебитиране на 501, 502, 503, 504, 151, 152 и т.н.

Така както и при отчитането на разчетите с доставчици, документите с които се отчитат разчетите с клиенти са :

• Фактура продажба – тип +ФЕ, име на файл facturam7.xls, facttom7.xls – за отразяване на възникването на вземането.

• Приходен касов ордер – тип ПКО pko.xls и Приходен касов ордер във валута – тип ПКОВ С име на файл pkov.xls –за отразяване на плащанията от клиенти в брой.

• Банка получане на пари по фактура +ББ име на файл bankpol.xls и Банка получаване на пари по фактура Валута, +БВ bankpolv.xls

• 
  

При попълването на фактура за продажба чрез посочване на отметка в таблицата за избор на вид продажба се избира кореспондиращата сметка от гр. 70

Ако имаме няколко видове основания в една фактура ще използваме падащото меню в колоната до колона Стойност

Фактурата за продажба е „лицето” на фирмата пред клиентите, затова ще се спрем на някои важни особености при нейното попълване.

1. Не забравяйте че програмата слага автоматична номерация на изходящите документи, в това число и фактурите. Това означа ,че при първоначално започване на работа с програмата –ФЕ ще започнат от номер1. Ако вече се стигнали до някакъв номер и искате да продължите номерацията, тогава първата фактура трябва да се въведе ръчно (при работа в мрежа да се натисне и отметката Фиксиран номер). Ако пък решите едновременно да поддържате номерация от кочан и да издавате фактури от Плюс Минус, тогава тези в програмата биха могли да започнат от някакъв по-голям номер, например 1000000001,2000000001 и т.н.

1. При попълването на името на клиента имате възможност не само да го търсите в дървото с АП. Можете да го въведете и като напишете част от неговото име ръчно и натиснете Еnter или въведете номера по ЕИК и натиснете Еnter и клавиш F3.

1. Ако след инсъртването на клиента установите ,че трябва да промените някой от неговите параметри – напр. МОЛ, ИНДДС, Адрес и т.н. не е необходимо да се връщате в екрана с АП. Достатъчно е да напишете промяната ръчно във фактурата и да сложите отметка срещу Промяна параметрите на партньор в таблицата с настройки към документа.

1. При работа със склад и попълване на наименованието на стоките и услугите бихте могли да използвате опцията за бързо въвеждане. А тя е:

• ръчно се записва част от наименованието на стоката

• след това се натиска клавиш Enter а след него клавиш Insert

1. Ако имате различни продажни цени към отделните клиенти бихте могли да изпозвате опцията за запазване на последната продажна цена на пратньора. За целта е необходимо да се сложи отметка в таблицата с настройки към документа                           

Запомнете , че за да отработи тази опция, отметката трябва да сложена преди да започнете да попълвате първоначалния документ, (т.е от където „програмата „ ще запомни продажната цена)

1. Ако трябва да се посочи Банкова сметка, която е различна от тази, посочена в параметрите на фирмата, тогава е необходимо:

• да се кликне два пъти върху Банка

• и да се избере от АП нужната банкова сметка

• в документа автоматчно се зарежда нейния IBAN и BIC

7. Във връзка със промените в закона са ДДС при неначисляване на ДДС или ставка 0 е необходимо да се посочи основанието за това. Това се постига като в полето Основание за неначисляване или ставка 0 се натисне Insert и се избере вида основание от появилата се табличка.

8. Запомнете! Това основание има само информационен характер. За да попадне документа в правилната колона от Дневника на продажбите е необходимо да се посочи тип на сделката

9. Плащането по една фактура може да стане в брой,по сметка или с карта. Това обстоятелство следва да се поясни чрез отметка в полето Плащане.

Осчетоводяването на плащането с карата е аналогично на това по сметка.

10. Когато дата на събитието е различно от датата на фактурата, трябва да се промени полето

Тази дата е важна, защото участва в дневника на продажбите!

11. Когато е необходимо да се следят разчетите с клиенти във валута, най удобно е да се изполва Фактура Продажба с ТО. Тя дава възможност да се въведе валутната сума, валутен курс и левовата й стойност. При необходимост колонките с ТО и Валутата могат да се скрият

Аналогично на фактурите за покупка,за да проследите всички документи, издадени към клиентите бихте могли да направите филтър по тип на документа -ФЕ и да използвате справка, Печат/Всички документи /Общо , а също така Печат/Всички документи /По партньори . За да проследите неплатените документи - Печат /Само неплатените/Общо, респ. Печат/Само неплатените /По партньор

Няма да се спираме отново на тяхното извеждане,само бихме искали да обърнем внимание на следното:

Много фирми искат да зададат във фактурите си за продажба Падеж на плащането. Това се постига с помощта на специалистите от Плюс Минус като се въведат в шаблона на самата фактура, Дни до датата на плащането и дата на падеж на плащането. Т.е като се въведат дните , програмата сама изчислява датата за плащането.По този начин в справката Печат /Всички документи/ само неплатените можете да си правите справки на коя дата плащанията по кои фактури предстоят или пък за кой клиент какви падежи сме определили.

Много често се налага да се прави прихващане на вземане със задължение. Т.е ако даден партньор ни се явява едновремнно и доставчик и клиент и има неплатени както продажни така и покупни фактури, бихте могли да се използвате документ prihvani.xls

Тип ПРИХ, име на файл prihvani.xls

Счетоводните статии са: 401/411

Много важно за отчитането на разчетите с клиентите е да се определи тяхната Рентабилност. Т-е не само да се следи сумата на продажбите и печалбата от тези продажби, но и каква е печалбата само от закритите вземания, т-е реалната печалба.

Това може да се изведе автоматично от складовата справка Анализ на дейността /Рентабилност на клиентите

Например: Имаме продажба на стоки 100 бр по 10 лв. Отчетната стойност е 3 лв. А реално клиентът ни е платил само 200 лв

   От справката се вижда, че независимо че % печалба от продажната стойност е твърде голям, реалната печалба в момента е твърде ниска

Отчитане на разчетите с клиенти по аванси

5.2.1 Отчитане на разчетите при продажби по аванси

Сметка 412 Клиенти по аванси е единствената пасивна сметка в гр. 41. Предприятията използват тази сметка в случаите, когато се наложи техен клиент да преведе аванс за бъдещи продажби на активи или извършване на услуги. За предприятието това е изгодно, защото гарантира сигурност в реализацията, но за клиента е обратно.

Счетоводните статии са:

• При издаването на фактура за аванс: 411/412

• При превеждането на аванса: гр. 50/411

• При получаване на окончателната фактура: 411/70

• При прихващане на аванса: 412/411

Аналогично на отчитането на доставчиците по аванси ще разгледаме един пример как това би могло да стане в Плюс Минус.

Ще проследим следния случай: Издаваме фактура за аванс на фирма Кастел ООД в размер на 15000лв на 15.01. Фактурата е платена по банков път на следващия ден. На 20.01 е издаваме окончателната фактура за извършени строителни работи в размер на 40000 лв.

Най лесно това става така:

1. Създаваме си главна аналитичност АВАНС и СТОРНО АВАНС

1. Въвеждане на фактурата за аванса:

• като наименование на Стоките и услугите избираме АВАНС.

• като Партньор избираме от главна аналитичост КЛИЕНТИ: Кастел ООД.

• отметката за избор на Вид продажба слагаме на Услуги и поправяме сметката от 703 на 412

• отиваме в таблицата със счетоводни операции и коригираме аналитичността на 412. П отози начин счетоводните статии ще изглеждат ето така:

• 

1. За превеждне на плащането използваме +ББ плащане на пари по фактура:                                                     

4.Въвеждане на окончателната фактура

- като наименование на Стоките и услугите избираме първо СМР на стойност 40000.

- веднага след това главна аналитичост СТОРНО АВАНС със сума, записана със знак –

- като Партньор избираме от главна аналитичост КЛИЕНТИ: Кастел ООД

5.В таблицата със счетоводните операции трябва ЗАДЪЛЖИТЕЛНО да коригараме счетоводното записване за сторното на Аванаса.