Счетоводно отчитане на разходите
Дейността на всяко предприятие може да се характеризира с извършените разходи, защото тя представлява процес на изразходване жив и овеществен труд.
Разходите могат да се определят или като намаление на активи или като увеличение на пасиви. Това означава ,че намалението на един актив винаги се превръща в разходи или той се заменя с друг актив.
Разходите на стопанските предприятия могат да се класифицират като разходи по икономически елементи, разходи за дейността , финансови и извънредни разходи.
Счетоводното отчитане на разходите се извършва според признака произход и според признака предназначение.
Националният сметкоплан с препоръчителен характер утвърждава това обособяване на две групи сметки за отчитане на разходите :
Група 60 Разходи по икономически елементи
Група 61 Разходи за дейността
В първата група се включват сметки, с които се отчитат разходите по икономически елементи. Това дава възможност за по-ефективното им управление . От сметките в група 60 се ползват данни за съставянето на Отчета за приходите и разходите
Във втората група се включват сметки , които отчитат мястото на възникването на разходите и функционалното им предназначение – разходи за основна дейност, спомагателна дейност, административни разходи и т.н.
За основен принцип при отчитането на разходите е възприет моментът на тяхното начисляване.
Извършените разходи за стопанска дейност първо се отразяват по сметките от група 60 и след това по група 61. изключение правят финансовите и извънредните разходи, защото те директно се приключват със сметките, отчитащи крайния резултат.
В група 60 Разходи по икономически елементи са предвидени следните счетоводни сметки:
601 Разходи за материали
602 Разходи за външни услуги
603 Разходи за амортизации
604 Разходи за заплати
605 Разходи за социални осигуровки и надбавки
606 Разходи за данъци ,такси и други подобни плащания
607 Разходи за провизии
608 Разходи за последваща оценка на активи
609 Други разходи
Тези сметки са активни, операционни и небалансови. Сметките се дебитират и кредитират с една и съща сума и не участват в счетоводния баланс на предприятието.
Организацията за отчитане на разходите , избрана от предприятието , следва да се прилага най-малко през един отчетен период.
601 Разходи за материали
Обект на отчитане са разходите за суровини и материали,спомагателни материали и резервни части,горива и енергия семена ,фуражи и т.н. Сметка 601 се дебитира със стойността на вложените материали , кредитира се като салдото й се приключи с някоя от сметките от група 60
Аналитичното отчитане на разходите за материали зависи от вида на значимите за предприятието материали. Например:
Най често срещаните счетоводни статии са:
601/401, 501, 422
611,612, 6131 614, 615/601
602 Разходи за външни услуги
Използва се за отчитане на получените услуги от външни предприятия, от трети лица. Те имат разнообаразен характер, но главното , което ги обединява е невещественият им характер. Аналитичното отчитане може да се организира съобразно обема и размера на тези услуги, например:
Счетоводните статии са:
602/гр. 40, гр. 49, 422, 501
611,612, 6131 614, 615/602
При въвеждането на разходи за материали или услуги във фактура за покупка в Плюс минус е необходимо:
-
Да се сложи отметка на вида покупка
-
Да се избере съответната аналитичност от дървото с АП в колоната Наименование на стоките и услугите.
По този начин програмата автоматично поставя сметка 601 , съответно 602 в таблицата със счетоводни операции
Когато в една и съща фактура има повече от едно основание, например Разходи за материали и разходи за услуги, в празната колона до колона стойност се конкретизира съответния разход:
Запомнете че!
Ако при първоначално отваряне на документа отметката за вид покупка е сложена на стоки , а Вие сложите отметка на разходи за материали или услуги, при повторно отваряне на документа направената промяна от вас не се запазва. Това означава, че преди да натиснете бутон 
трябва ОТНОВО да коригирате счетоводните статии.
Сметка 601 се използва и при въвеждането на складовото искане за отпускане на материали
Запомнете че!
В полето за допълнителен аналитичен признак може да се избира аналитичността на 601
При сложена отметка на Аналитичност 611 – отнасяне – и евентуално избор на аналитичност на 611, автоматично ще се осчетоводи и приключи сметка 601
В горепосочения пример ако сложим отметка за приключване на 611 без да избираме нейна аналитичност , счетоводните статии ще изглеждат по следния начин:
603 Разходи за амортизации
Използва се за отчитане на амортизациите на ДМА и Немат. ДА. За целта се изполват линейни и нелинейни методи съобразно счетоводната политика на предприятието Начислените амортизации за периода се записват по кредита на сметки 241 или 242. По този начин се записват само сумите на действително начислените амортизации.
Начислените амортизации се посочват по функционално предназначение. Т.е те могат да бъдат отчитани пряко за отделни дейности или производства или могат да бъдат разпределени, когато това е необходимо
Счетоводните статии са:
603/241 или 242
611,612, 6131 614, 615/602
В Плюс Минус е възприето сметките от група 24 да са четирицифрени, като последната цифра отговаря на сметката от група 20 и 21.
За да се осчетоводят коректно амортизациите е необходимо първо да се попълни картона на ДМА.
Счетоводните параметри са необходими за правилното изчисляване и водене на счетоводните амортизации
Данъчните параметри служат за правилното начисляване и отчитане на данъчните амортизации
По-подробното описание на начисляването и отчитането на амортизациите на ДМА са разгледани в темата за отчитане на ДМА. Тук ще напомним само че:
1.Преди начисляване на амортизации е необходимо да се избере начинът на изчисляване на амортизациите от падащото меню в област Настройка на прозореца за начисляване на амортизации. Възможни са следните два варианта:
-
Съгласно МСС /Международни счетоводни стандарти/ - амортизацията на актива започва от деня, следващ датата на въвеждане в експлоатация.
-
Съгласно НСС /Национални стандарти за финансови отчети за малки и средни предприятия/ - начисляването започва от началото /1-во число/ на месеца, следващ месеца на въвеждане в експлоатация.
От този момент нататък при начисляване на амортизации програмата автоматично ще използва избрания начин на изчисляване на амортизации.
Начисляването на амортизации се стартира с бутон Начисли
Програмата автоматично записва счетоводни операции, като за аналитичност на 241 взима аналитичността на ДМА.
По този начин крайното салдо на даден ДМА в аналитичната оборотна ведомост ще показва неговата остатъчна стойност. /Не забравяйте принципа за задължително използване на документ SmetkaNa за зареждане на началните салда /
При въведени сметки за приключване, автоматично се извежда и приключване на сметка 603
Счеоводните статии ще се запишат в програмата с натискането на бутон Осчетоводи.
Отчитане на разходите за заплати
Разходите за заплати се отчитат чрез сметка 604 Разходи за заплати /възнаграждения/. Тук намират приложение всички възнаграждения на персонала, начислени съобразно законодателството. Начислените възнаграждения могат да бъдат разделени на:
Основни – тези, които се начисляват съгл. трудовия договор
Допълнителни – тези, които в следствие на изчисляване на стажа, нощен или извънреден труд, премии и т.н.
Обезщетения – обезщетенията по Кодекса на труда при напускане на работа, отстраняване от работа, неизползван платен годишен отпуск и т.н.
Счетоводните статии са:
603/421
611,612, 6131 614, 615/602
В Плюс Минус осчетоводяването на заплатите става автоматично с натискането на бутон
в екран Заплати от модул ТРЗ и ЛС. Счетоводните операции са записани в документ zaplati.xls и при неободимост могат да бъдат коригирани
Ако сте въвели отдели и искате да отчитате заплатите на отделите поотделно, тогава трябва да стъпите върху името на избран отдел и да изберете Осчетоводяване за избран отдел.
Името на отдела ще се „залепи” като втора аналитичост на сметка 604. В колона Код от ТРЗ са посочени кодовете от таблицата с разплащателните пера на персонала и при необходимост могат да бъдат коригирани
Записът в програмата става с бутон F8
Отчитане на разходите за осигуровки
Разходите за социални, здравни и допълнителни осигуровки се отчитат чрез сметка 605.Разходи за осигуровки.
Счетоводните статии са:
605/гр. 46 или 455
611,612, 6131 614, 615/605
В Плюс минус аналитичността на 605 е организирана по фондове. Аналогично на сметка 604, кодовете в колона Код от ТРЗ могат да бъдат коригирани при необходимост.
Отчитане на разходите за алтернативни и местни данъци и такси
Чрез сметка 606 Разходи за данъци , такси и други подобни плащания предприятията отчитат Местните данъци и такси, определени със Закона за местните данъци и такси, данъците върху разходите , съгласно ЗКПО , такси при концесионни договори, други видове такси и т.н.
Сметка 606 се дебитира с начислените местни данъци и такси, посочени по-горе като се кредитират сметки 451 или 459 и се кредитира при функционално разпределение на разходите.
Счетоводните статии са:
606/451, 459
611,612, 6131 614, 615/605
В Плюс Минус при въвеждане на подобна статия най-лесния начин е да се използва документ Мемориален ордер Mo.xls
Отчитане на разходите за провизии
Признаването, оценяването, отчитането и оповестяването на провизиите е регламентирано в приложим счетоводен стандарт Провизии, условни задължения и условни активи.
Предприятието може да начислява разходи за провизии само при наличието на достатъчни основания за възникване на задължения. Т.е възникналите провизии са задължения с неопределена срочност и размер.До известна степен сумите на всяка провизия имат характер на предварителна оценка.
Разходите са провизии се осчетоводят по следния начин:
607/497 Други провизии
611,612, 6131 614, 615/607
Отчитане на разходите от последващи оценки на активи
Този вид разходи възникват в случаите, когато предприятията извършват обезценки и преоценки на ДМА и стоково материални запаси.
Възникналите разходи при последващи оценки на ДМА се отчитат като увеличение /коректив/ на начислената до момента амортизация
Счетоводните статии са:
608/2411 242
611,612, 6131 614, 615/608
Разходите за провизии, както и разходите от последващи оценки най-лесно бихте могли да въведете в Плюс Минус чрез Мемориален ордер.
Счетоводно отчитане на другите разходи
Този вид разходи се отчитат със сметка 609 Други разходи.Към тях се включват разходите за служебни пътувания и командировки, изложби и панаири, стипендии т.н. В тази сметка се отчитат и всички разходи, които не са намерили място в другите сметки от група 60
Счетоводните статии са:
609/401, 422, 4991 501
611,612, 6131 614, 615/609
Счетоводно отчитане на разходите за основна дейност
Обикновено предприятието е създадено и функционира като осъществява определена дейност. Това е неговата основна дейност.
В предприятието може да се извършват няколко дейности,които също се третират като основни.
За тяхното отчитане се използва сметка 611 Разходи за основна дейност.
При производството на продукция разходите за основна дейност се формират от основните производствени разходи , които са непросредствено свързани с производството на определена продукция.
Основните производствени разходи могат да бъдат:
Преки технологични разходи:свързани са непросредствено със създаването на конкретен вид продукт или услуга, напр. основни материали, горива, заплати, осигуровки, амортизации и т.н.
Общи /непреки/ технологични разходи, които могат да бъдат постоянни и променливи. Постоянните общи разходи са тези, които са сравнително постоянни независимо от обема на производството, напр. Амортизации, разходи за поддържане на сгради и оборудване. Променливите общи разходи са тези, които се променят в зависимост от обема на производството, напр. Разходи за спомаг. Материали, заплати , осигуровки т.н.
По дебита на 611 се отразяват разходи , които пряко се извършват за дейността, както и съответната част от разходите от спомагателната дейност, предназначени за основната. По кредита на сметка 611 се отразяват разходите, включени в себестойността на произведената продукция или извършената услуга.
За предприятията особено значение има аналитичното отчитане на сметка 611. То може да бъде по изделия, производствени звена и т.н.
Счетоводните статии са:
611/гр. 601 612
702, 703, 303 /611
Счетоводно отчитане на разходите за спомагателна дейност
Спомагателната дейност като такава може да се разглежда само от гледна точка на отделното предприятие. Тя се създава с предназначението да подпомага основната дейност. Това могат да бъдат сервизни, транспортни, отоплителни централи и т.н.
Разходите за спомагалена дейност се отчитат по сметка 612
За всяка конкретна спомагателна дейност се открива отделна аналитичност
Извършените разходи се отчитат по общия ред на отчитане на разходите в предприятието.
612/гр. 60
6111 615,6141 302 /612
Счетоводно отчитане на административните разходи
Това са разходите, свързани с общото управление и функциониране на предприятието, които не могат да бъдат отнесени към основната дейност.
Разходите за организация и управление се отичат по сметка 614
Аналитичното отчитане следва да се извършва по стурктурни звена и по видове разходи, например:
Счетоводните статии са:
614/гр. 60, 612,
Гр. 70/614
Счетоводно отчитане на разходите по продажба на продукция
При продажбата на продукция могат да възникнат разходи. Обикновено те са свързани с транспортирането на продукцията или с нейното съхранение извън територията на предприятието . Като самостоятелен вид разход могат да съществуват, когато съгласно сключени договори за продажба не са за сметка на производителя.
Разходите за продажба се отчитат по сметка 615. Те са част от разходите на предприятието. При тяхното извършване те се отчитат по сметките от гр. 60, след което се записват по функционален признак по дебита на с-ка 615.
Счетоводните статии са:
615/гр. 60, 612,
Гр. 70/615
В Плюс Минус е създадена възможност за автоматично приключване на сметките от група 60 и 61. Това става от менюто Операции/Автоматични операции
За да може програмата да изведе автоматично всички неприключени сметки от гр. 60 е е необходимо:
-
Да се посочи интервал от: Операции/Интервал на отчетите
-
Натиска се бутон 
-
Автоматично се извеждат всички аналитичности от група 60 в кредита
Въвеждат се сметките от гр. 61 със съответната аналитичност.
Създадена е възможност за филтър по сметка, с цел по-лесно сортиране както на на аналитичностите, така и на синтетичните сметки
При необходимост може да се приключи отделна сметка. Това става като в екран Настройка се сложи отметка срещу приключване на отделни сметки и се изтрият ненужните шифри .
Плюс Минус позволява приключвателните операции да бъдат записани във файл, който да може да бъде отворен повторно. По този начин се избягва инсъртването на аналитичности по приключвателните сметки , защото веднъж записани,те се зареждат автоматично . Спестява време.
За осчетоводяване на приключвателните операции се натиска бутон F8.
Отчитане на финансовите и извънредните разходи и разходите за бъдещи периоди
Финансовите разходи са свързани с ползваните заеми, паричните средства в чуждестранна валута, финансовите активи , финансовите инструменти и др.
Финансовите разходи се групират:
Разходи за лихви
Разходи по операции с финансови инструменти
Разходи по операции с чуждестранна валута
Други финансови разходи
Съгласно счетоводната нормативна уредба финансовите разходи не се включват в себестойността, а директно се отнасят в крайния резултат.
-
Счетоводно отчитане на разходите за лихви
Разходите за лихви се отчитат по сметка 621 Разходи за лихви.
Дебитира се с начислените лихви срещу кредитиране на сметка 496 Разчети за лихви , 652 Финансови разходи за бъдещи периоди, 403 Доставчици по търговски кредити или 413 Клиенти по търговски кредити.
Лихвите не увеличават ползвания заем. Ако имаме капитализиране на лихвата, тогава с нейния размер се дебитира 621, а се кредитират сметките от гр. 15 Получени заеми.
В края на годината сметка 621 се кредитира срещу дебитиране на сметка123.
В Плюс Минус разходите за лихви биха могли да се отразят чрез Мемориален ордер, типова операция чрез bb.xls , сложна счетоводна статия и т.н.
Чрез автоматично приключване 621 се приключва със 123 сметка.
-
Счетоводно отчитане на разходите по валутни операции
Разходите за валутни операции се отчитат чрез 624 Разходи по валутни операции
Отрицателните разлики от валутни операции се появяват от използване на наличната валута и при вземания и задължения на предприятието във валута. В края на всеки месец , а в края на отчетната година задължително , наличната валута , вземанията и задълженията във валута се преоценят по централния курс на БНБ.
Счетоводните статии са: 624/гр. 50, гр.41, гр. 40
123/624
В Плюс Минус отчитането на валутните разлики става по два начина:
В документите Банка плащане на пари по фактура валута и Банка получаване на пари по фактура валута (аналогично е ПКО и РКО във валута) се случва следното
- Неплатентие документи излизат с валутна сума и курс към тяхното възникване
- При въвеждане на валутна сума и курс на самия разплащателен документ програмата автоматично отчита курсова разлика
Например:
Ако моментът на плащането е след направена преоценка , тогава е небоходимо да се натисне бутон 
, за да може курсовата разлика да се осчетоводи на база актуален курс на вземането или задължението и въведения курс на разплащателния документ.
Преди да отидете в
е необходимо да зададете период на преоценката от интервал на операциите. Като дата, до която ще се начисляват валутните разлики се взима втората дата от избарния интервал. За тази дата трябва да се въведе и курс на преоценка от екрана с валутите 
За запомняне на валутните разлики се използва F8.
Счетоводно отчитане на друтите финансови разходи
За целта се използва 629 Други финансови разходи. Сметката се дебитира с изплатените такси, комисионни и т.н., а се кредитира със сметка 123.
В Плюс минус осчетоводяването на банковите такси може да стане по два начина:
- В самия документ Банка плащане на пари по фактура
Счетоводно отчитане на извънредните разходи
Извънредни са тези разходи, които са възникнали случайно или са породени от събития извън обичайната дейност. Затова извънредните разходи се наблюдават и отчитат отделно. Такива разходи могат да бъдат : отписани активи по балансова стойност при стихийни бедствия , при кражби и др.
Отчитането на този вид разходи се извършва чрез сметка 691. Тя се дебитира със съответния извънреден разход при неговото възникване, като се дебитират сметки от група 20, 21, 30 и т.н.
В края на отчетния период сметак 691 се приключва със сметка 123.
Запомнете!
В Плюс Минус ако искате да въведете отписване на материали или стоки, бихте могли да използвате документ Акт за брак. Важно е да сложите отметка за избор при отнасяне на разхода и да коригирате евентуално сметката.
Счетоводните статии ще изглеждат така:
Извънредните и Финансовите разходи се приключват директно със сметка 123. За да направите тяхното приключване автоматично, трябва да използвате менюто
Счетоводно отчитане на разходите за бъдещи периоди
Извършените разходи през отчетния период, които не са свързани непосредствено с финансовия резултат от текущата година за този период, следва да бъдат отчетени като разходи за бъдещи периоди. Тези разходи ще бъдат включени в себестойността на продукцията или услугата в следващи отчетни периоди.
В националния препоръчителен сметкоплан са предивдени две сметки:
651 Нефинансови разходи за бъдещи периоди-например разходи по регистрацията , платени държавни такси, маркетинтгови разходи, ремонтни работи и т.н.
652 Финансови разходи за бъдещи периоди- например предплатени лихви при получаване на заем, начислена лихва при финансов лизинг и т.н.
Сметки 651, 652 се дебитират с възникналите през периода разходи срещу кредитиране на сметки от гр. 40, 50, 269.
Обикновено се съставя погасителен план, в който се посочва времето за включване на разходите за бъдещи периоди като текущи за отчетния период. При погасяването на нефинансовите разходи за бъдещи периоди като текущи 651 се кредитира, срещу дебитиране на сметки от гр. 60.
Аналогично при погасяване на финансови разходи за бъдещи пероди 652 се кредитира срещу дебитиране на сметки от гр. 62.