ПЛЮС-МИНУС Варианти поддържащи сумарно изчисляване на работното време 

Съгласно разпоредбата на чл. 142 от КТ в определени случаи работодателите могат да прилагат освен подневно и сумирано изчисляване на работното време за определен период, който не може да бъде по-дълъг от 6 месеца. В този случай отработените часове през отделните отчетни периоди могат да бъдат повече или по-малко от нормалната продължителност на работното време, но работните дни и почивките се балансират средно за периода, който е приет за сумирано отчитане. Обикновено това изчисляване се прилага при дейности изискващи непрекъснат режим на работа и съответно работа на смени. Работното време се разпределя на база предварително изготвени графици от работодателя.

В Плюс Минус е предвидено изчисляването на възнагражденията да става чрез модул „Почасово заплащане”, който съдържа всички необходими опции за проследяване на цялостния процес от задаване на смените, графиците, изчисляване на възнаграждението на база часова ставка, приравняване на нощния труд към дневен до преизчисляване на излишъка от часове в края на периода на сумираното изчисляване и записването му като извънреден труд.

За да се ползва опцията „Почасово заплащане” е необходимо в картона в екран Допълнителни да бъде сложена отметката „Почасово” и да бъде въведен номер на часова ставка, която ще се прилага при пресмятане на възнаграждението на конкретния служител. За целта е по-добре часовите ставки да бъдат предварително определени и записани от Операции/Почасово заплащане/Запис на ставки.

Ето така трябва да изглежда екран Допълнителни в картона, ако е избрана ставка №1:

Фиг. 1

При въвеждане на ставката за заплащане на отработен час дневен труд през делничен ден, програмата автоматично изчислява завишението за нощен труд и съответно за празничен ден съгласно законодателството. При необходимост ставките могат да се променят преди запис.

На фиг. 2 е показана една примерна таблица с часови ставки, които могат да се прилагат като се посочва съответния номер на ставка в картона на служителите:

Фиг. 2

Отметката се използва за настройка при запис на работни карти, дали да се разделят сумите за нощен и празничен труд по отделни пера на фиша, или да се записват цялата сума като заплата.

След настройката на параметрите в картона на служителите на сумирано изчисляване на работното време и записване на списъка със ставки, приложим във фирмата преминаваме към следващия етап, а именно разпределянето на работното време посредством дефиниране на смени и разработване на графици за съответния месец. Часовия диапазон на смените се задава от Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици/Запис на смени. Предвидена е възможност за задаване на часове за почивки които се приспадат автоматично от продължителността на работното време на смяната, освен това може да се определи и часовата ставка, която ще се прилага за съответната смяна. Часовете нощен и дневен труд в смяната се изчисляват автоматично от програмата, като при необходимост могат да се коригират преди окончателния запис. Например при двусменен режим на работа с 12-часови работни смени и 30 мин. почивки списъка със смените ще изглежда по следния начин:

Фиг. 3

Следващият момент е разработването на график за месеца, като за целта най-удобно е да се използва опцията „Запис на шаблони за график”, която се намира в Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици. От там можете да запишете неограничен брой шаблони за месеца, които в последствие ще се използват при записа на график за цели отдели, бригади, или за отделните служители. Шаблона на график представлява таблица с дните от месеца, в която се задава на коя дата коя смяна ще се работи. По този начин при непрекъснат режим на работа могат да се запомнят няколко графика с различно разпределение на смените, които в последствие да се присвояват на определени служители/отдели/бригади, така че общо да се отработват всеки ден по 24 часа. Ако приемем, че така дефинираните 12-часови смени /фиг. 3/ се прилагат във фирма, която извършва хотелиерски услуги и на рецепцията работи винаги по 1 служител по график 1 ден І-ва смяна, 1 ден ІІ-ра смяна и 2 дни почивка, ще са ни необходими следните 4 шаблона за график:

Фиг. 4

Така представеното разпределение означава, че служителите от отдел "Рецепция" бригада І-ва ще работят по график №1, а работниците от същия отдел бригади ІІ-ра, ІІІ-та и ІV-та ще работят съответно по график №2, 3 и 4.

Записан шаблон-график се изтрива посредством бутон .

При преминаване в нов отчетен период, в който нямаме записани шаблони на графици, екрана изглежда ето така:

Фиг. 5

Предоставена е възможност да се копират вече въведените шаблони от предходния месец посредством бутон .

След записа на шаблоните е необходимо да запишем графика на служителите. В дадения по-горе пример, след натискане на бутон работното време ще се разпредели автоматично на база предварително записаните шаблони и графика за отдел "Рецепция" ще изглежда по следния начин:

Фиг. 6

След извеждане на списъка със служителите може да се избере друг график /различен от графика за отдела, бригадата/, по който ще работи отделен служител посредством избор на неговия номер от падащото меню вдясно от името на служителя. При избран номер на шаблон отметките се поставят автоматично за всяка дата в коя смяна ще работи служителя. При нужда отметките могат да се променят ръчно във всеки един момент. За дните на официалните празници се поставя отметката „Празник”. Когато има такава отметка програмата използва ставката за празнични дни, тъй като винаги когато се полага труд през официалните празници, независимо дали това е извънреден труд или се пада на служителя да работи по график, за всеки отработен час се заплаща не по-малко от удвоения размер на трудовото възнаграждение. За по лесно ориентиране в графика датите на почивните дни са оцветени в сив фон. След приключване на работата с графика е необходимо той да бъде записан.

В края на месеца преди записа на работни карти от графика е предвидена възможност той да бъде коригиран с цел да се отразят евентуалните отсъствия на служителите, които са въведени през течение на месеца и при първоначалния запис на график не са били отразени. За целта се използва бутон . Зарежда се записания график и се натиска този бутон, след което програмата автоматично изчиства отметките на датите, които са въведени като отсъствия през месеца и оцветява датите в отсъствие в жълт цвят. ВНИМАНИЕ! След това е задължително графика да бъде записан отново!

След записването на графика, може да се направи справка за работното време по график от Операции/Почасово заплащане/Работа със смени и графици/Справка за работното време по график. По този начин се предоставя възможност направения график да се прегледа и провери, преди да се пристъпи към изчисляването на възнагражденията за месеца. Предварителната настройка на колоните, които да се извеждат в справката се запомня по потребителско задание и при следващо отваряне на справката се зареждат последно направените настройки. Това се отнася за всички справки към почасово заплащане, в които присъства опцията "Настройка на колоните".

Фиг. 7

Следващият етап е изчисляването на възнаграждението на служителите за всеки ден от месеца, което става на база документ „Работна карта”. При работа по график работните карти за целия месец се записват автоматично на база предварително изготвените графици за служителите. Достатъчно е само да се изведе графика на екран чрез бутон и да се натисне бутон , след което работните карти за месеца се записват автоматично за всички служители от графика. При записа на карти на база график е предоставена възможност да се използва ставката за съответната смяна чрез поставяне на отметка „Вземи ставката от смяната”. В случай, че не е сложена тази отметка при изчисляването на работните карти се взема предвид ставката от картона на всеки служител. На фиг. 8 е показано как изглежда попълнена и записана работна карта за определена дата.

Фиг. 8

След записа на работните карти заработките на всеки служител са записани като заплати за съответния месец. От версия 6.996 на Плюс Минус е въведено разделяне на сумите за нощен и празничен труд по отделни пера на фиша. Тази разбивка е показана подробно като справка към работната карта. В случай, че не желаете сумите да се записват отделно, а като една обща заработка на перо 101 Заплата, е необходимо в Запис на ставки отметката да е изключена.

Ако искаме да видим записана РК за избран служител и дата е достатъчно само да се придвижим до съответната дата посредством стрелките , които се намират от двете страни на полето за дата. Записаната информация в работната карта може да се променя във всеки един момент и картата да се записва отново. Предвидена е и възможност за изтриване на работна карта за дата, а също и за период. Изтриването на работни карти за период става чрез задаване на началната и крайната дата на периода, за който желаем да направим изтриване и натискане на бутона .

 Фиг. 9

Обобщена информация за записаните работни карти за месец и общата сума по тях може да се изведе от Справки/Почасово заплащане/Работни карти за служител. Справката има автоматичен екскопр към MSExcel.

Фиг. 10

В края на периода на сумирано отчитане на работното време трябва да се направи равносметка на отработените часове за целия период и отработените в повече часове да се отразят и изплатят като извънреден труд, съгласно законодателството. Преди това обаче е необходимо да се преизчисли нощния труд към дневен, като това става посредством умножение на нощните часове труд с коефициент 1.143, получен като съотношение между нормалната /дневната/ продължителност на работното време – 8 часа и законоустановената продължителност за работа през интервала 22.00 – 6.00, която е 7 часа.

Така получените общо часове се съпоставят с нормата за съответния месец, която например при 21 дни месец и 8 часов работен ден е 168 часа и разликата се отразява като извънреден труд в края на периода на сумирано изчисляване. По подразбиране програмата записва часовете извънреден труд на перо 104 Извънреден труд през раб.дни, но има възможност да се посочи и друго перо от фиша. Всичко това се осъществява от Операции/Почасово заплащане/Изравняване на работното време за период при сумирано изчисляване. Като тук е важно да се отбележи, че за да се изчисли автоматично нормата за съответния месец е необходимо заплатите да бъдат начислени. При необходимост нормата може да се изпише и ръчно в съответните клетки и след натискане на бутон автоматично се преизчисляват отклоненията по месеци.

Предвидена е допълнителна възможност да се изчисли нормата за всички служители автоматично на база едно и също работно време за цялата фирма. За целта служи отметката "Заложи за всички служители норма за пълен месец 8 часа работно време", която трябва да бъде включена преди извеждане на данните. Броя часове може да се промени ръчно преди извеждане. Когато отметката е поставена програмата изчислява за всички служители нормата на база тези часове, а когато не е поставена на база работното време от картона на всеки служител.

Фиг. 11

В случая се получава излишък от 12 часа, които се записват като извънреден труд в работния фиш, където се изчислява сумата на извънредния труд съгласно чл. 262, ал. 1, т. 4 от КТ.

В края на периода заплатата на служителя ще изглежда ето така:

Фиг. 12

Попълване на данните за осигуряване и подаване на Декларация образец 1 за работещите при сумирано изчисляване на работното време.

При подаване на данните за Декларация образец 1 трябва да се има предвид дали се работи при сумирано изчисляване на работното време в рамките на 1 месец или за по-дълъг период от време. В двата случая данните към НАП се подават по различен начин:

• При сумирано изчисляване на работното време и при работа на смени по часов график в рамките на един месец, броят на отработените часове от лицето задължително трябва да е равен на броя на работните часове по календар за същия месец, т. е. на месечната норма работно време. Отработените часове в повече от месечната норма в края на месеца следва да бъдат оформени като извънреден труд. В Плюс Минус в този случай се работи с вид осигурен 01, 02 или 03 в зависимост от категорията труд на работниците на почасово заплащане. В края на месеца се пуска опцията Операции/Почасово заплащане/Изравняване на работното време за период при сумирано изчисляване, за да се изчисли и запише извънредния труд, който намира отражение в показател 16.8 в декларация образец 1. В декларацията за месеца се отразяват всички дни в осигуряване, както при служителите назначени с нормална продължителност на работното време. Декларацията за цялата фирма се генерира от Операции/Декларации обр.1 и обр.6/Декл. обр.1 - за цялата фирма.
• При сумирано изчисляване на работното време за по-дълъг период от един месец е необходимо служителите, за които ще се прилага да бъдат назначени в Плюс Минус с вид осигурен 16 в картона и задължително попълнени работна седмица и работно време. За всеки месец от периода на сумираното изчисляване трябва да бъде подавана информация към персоналния регистър единствено с данни за осигурителния доход на лицата, но без данни за отработените дни и часове. През този период НЕ се пуска опцията Операции/Почасово заплащане/Изравняване на работното време за период при сумирано изчисляване. Декларацията за цялата фирма по месеци се генерира от Операции/Декларации обр.1 и обр.6/Декл. обр.1 - за цялата фирма. След изтичане на периода на сумирано изчисляване и подаване на данните за декларация 1 за всички месеци от него се извършва преизчисление на работните часове по график за периода и приравняването им към нормалната продължителност на работното време от Операции/Почасово заплащане/Изравняване на работното време за период при сумирано изчисляване, като се задава началния и крайния месец за изравняването. Когато при преизчислението след превръщане на нощните часове в дневни се получат изработени часове над определената норма за периода на сумираното отчитане, часовете, получени над нормата, са извънреден труд. Получените часове извънреден труд се заплащат по реда на чл. 262, ал. 1, т. 4 от КТ в края на отчетния период. След изравняването за всеки месец поотделно се подават отново данни, но задължително с код корекция и вид осигурен 16. ВНИМАНИЕ! При подаване на коригиращи данни не се променя вида осигурен от 16 на 01, както беше в по-стари версии на програмата! Коригиращите записи се генерират автоматично за всички лица с вид осигурен 16 от Операции/Декларации обр.1 и обр.6/Декл. обр.1 - корекция код 16 - сумарно изч.на раб.време. /опцията е включена във версия 6.997 от 27.01.2009 г./

Часовете извънреден труд се включват в показател 16.7 и се посочват отделно в показател 16.8 в декларация обр. № 1 за последния месец от сумираното отчитане. В коригиращите декларации се попълват и всички останали данни в точки от 17 до 34 вкл. от декларацията, така както са начислени по месеци.